Vorgaben durch Finanzbehörden
Die Finanzbehörden haben die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen nicht abschließend definiert, weil in den Unternehmen die betrieblichen Abläufe, sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme zu unterschiedlich sind.
Grundsätzlich gilt:
- Wer buchführungspflichtig ist, muss dafür sorgen, dass seine steuerlich relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Für die steuerliche Außenprüfung sind die folgenden Daten aufzubewahren:
- Außersteuerliche und steuerliche Bücher / Systeme
- Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen
- Alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
Dazu zählen alle Unterlagen, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde:- in Papierform
- in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, .
Verantwortung des Betriebs
Form, Umfang und Inhalt der Unterlagen sind immer einzelfallbezogen zu bestimmen.
Kriterien für erforderliche Unterlagen sind:
- aufzeichnungspflichtig
- aufbewahrungspflichtig
- in elektronischer oder in Papierform:
- Daten
- Datensätze sowie
- Dokumente
- zum Verständnis der Systeme notwendig
- zum Nachweis der umgesetzten Vorschriften und deren Einhaltung notwendig
Beispielsweise können folgende Daten als aufzeichnungspflichtige und aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen angesehen werden:
- Daten der Warenwirtschaft und der Materialwirtschaft, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind
- Bereiche der Kostenrechnung, wenn sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Rückstellung erforderlich sind
- Daten aus Dokumenten-Management-Systemen oder anderen Archivierungssystemen.
Begriffe "Vorsystem", “Nebensystem”, “Hauptsystem”
Bezeichnung von Software mit der steuerrelevante Daten erfasst werden, z. B. Fakturierungs-, Lohnabrechnungs-, Kassensoftware.
Die Begriffe werden gleichbedeutend verwendet, da es betriebsspezifisch ist, wie Software verwendet wird und wie sie vernetzt ist.
Ist die Zeiterfassung TCS prüfungsrelevant?
Was digital eingesetzt wird und in irgendeiner Weise mit dem Rechnungswesen im Zusammenhang steht, ist der Finanzverwaltung zugänglich zu machen und muss den Anforderungen der GoBD genügen.
Solange der Betrieb TCS ausschließlich zur Kontrolle der Mitarbeiterzeiten nutzt, ist TCS nicht steuerprüfungsrelevant.
Für die Steuerprüfung relevant könnte TCS dann sein, wenn:
- die TCS-Lohnstundenliste in die Lohnbuchhaltung einfließt, z. B. bei Lohnempfängern, Überstundenauszahlung
- auf Grundlage von TCS der Arbeitslohn der Mitarbeiter abgerechnet wird, z. B. auch der Mindestlohnempfänger
- die Daten aus TCS als Kosten in die GuV-Rechnung und damit in den Jahresabschluss einfließen
- TCS in anderer Weise mit dem Rechnungswesen im Zusammenhang steht
Da die Art des Einsatzes von TCS von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich ist, kann hier nur empfohlen werden, dass der Betrieb, sofern er sich unsicher ist, ob TCS im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen steht, einen Steuerberater hinzuzieht.