📧 Anleitung
Inhalt dieses Artikels: E-Mails im Namen Ihrer eigenen Domain über den WERBAS//KSR MailService versenden.
✅ Ziel dieses Artikels
In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Mailversand über Ihre eigene Domain einrichten, so dass E-Mails für Ihre Kunden "so aussehen, als kämen sie direkt von Ihnen".
Diese Einstellungen verbessern die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und stellen sicher, dass Ihre Kommunikation professionell und vertrauenswürdig beim Empfänger erscheint.
🛠 Voraussetzungen
Diese Voraussetzungen benötigen Sie:
- Zugang zu Ihrer Domainverwaltung (DNS-Verwaltung) – z. B. bei Ihrem Hoster wie IONOS, Strato, All-Inkl, Cloudflare etc.
- Ihre Domain, z. B. werkstatt-meier.de
- Möglichkeit, TXT- und CNAME-Datensätze zu ändern oder hinzuzufügen
🔄 Warum sind DNS-Einträge notwendig?
Damit unser MailService E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden darf, müssen Sie uns ausdrücklich autorisieren – über sogenannte DNS-Einträge.
Hier die wichtigsten Begriffe kurz erklärt:
| Begriff | Bedeutung |
|
DNS Domain Name System |
Ist für die Übersetzung von Domänennamen in IP-Adressen unerlässlich und ermöglicht den Netzwerkkonnektivitäts- und Ressourcenzugriff (Micosoft) |
|
SPF Sender Policy Framework |
Gibt die E-Mail-Quellserver an, die für Ihre Domain zum Senden von E-Mails autorisiert sind (Microsoft) |
|
DKIM DomainKeys Identified Mail |
Digitale Signatur zur Überprüfung der Echtheit und Unverfälschtheit der E-Mail (Microsoft) |
| CNAME | DNS-Eintragsart, der eine Alias-Verknüpfung zu einem anderen Namen herstellt |
| TXT | DNS-Eintragsart, frei formulierbarer Text – wird häufig für SPF, DKIM oder andere Verifizierungen verwendet |
🧩 Schritt-für-Schritt: Einrichtung Ihrer Domain
Beispiel-Domain: kundendomain.de
- Bitte setzen Sie überall Ihre echte Domain ein.
1. ✍ SPF-Eintrag anpassen
Fügen Sie in Ihrer DNS-Verwaltung in den TXT-Eintrag Ihrer Domain folgenden Eintrag hinzu (oder ergänzen Sie ihn, falls bereits ein SPF-Eintrag existiert):
include:spf.mail.cloud.werbas-ksr.com
Beispiel für vollständigen SPF-Eintrag (TXT für kundendomain.de):
v=spf1 include:spf.mail.cloud.werbas-ksr.com -all
🔎 Hinweis: Es darf nur ein SPF-TXT-Eintrag pro Domain existieren. Wenn bereits einer vorhanden ist, erweitern Sie diesen um include:spf.mail.cloud.werbas-ksr.com.
2. 🔐 DKIM-CNAME-Einträge setzen
Damit Empfänger die DKIM-Signatur der von unserem MailService versendeten E-Mails im Namen Ihrer Domain prüfen können, setzen Sie bitte folgende CNAME-Datensätze in Ihrem DNS:
| Name (Hostname) | Typ | Wert |
| wkmail1._domainkey.kundendomain.de. | CNAME | wkmail1._domainkey.mail.cloud.werbas-ksr.com. |
| wkmail2._domainkey.kundendomain.de. | CNAME | wkmail2._domainkey.mail.cloud.werbas-ksr.com. |
Diese Einträge verweisen auf die öffentlichen DKIM-Schlüssel unseres MailServices, sodass E-Mails mit Ihrer Domain korrekt verifiziert werden können.
3. 🕒 Wartezeit
DNS-Änderungen werden je nach Provider in der Regel innerhalb von 15 Minuten bis 24 Stunden weltweit übernommen.
4. 🧪 Optional: Testen der Einstellungen
Nachdem Sie die DNS-Einträge gesetzt haben, können Sie die korrekte Konfiguration Ihrer Domain einfach mit unserem Konfigurationstest überprüfen. Rufen Sie dazu im Browser folgenden Link auf und ersetzen Sie den Domainnamen “ksredv.eu” am Schluss durch Ihre eigene Domain.
https://mail.cloud.werbas-ksr.com/mailService/configuration/dns?domain=ksredv.eu
Das Tool prüft, ob die Einträge für SPF und DKIM korrekt gesetzt und erreichbar sind und gibt eine entsprechende Rückmeldung.
❗Wichtig
- Bei E-Mails, die ohne korrekte Konfiguration gesendet werden, sieht der Empfänger den Absender
“noreply@mail.cloud.werbas-ksr.com”
Zusätzlich beinhalten diese E-Mails einen Text im Betreff wie
"... von info@kundendomain.de"
- Durch die korrekte Einrichtung erscheint die Mail direkt mit Ihrer Adresse als Absender, z. B.:
From: info@kundendomain.de
5. 🧑💻 Was macht WERBAS//KSR im Hintergrund?
Wenn Ihre DNS-Einträge korrekt gesetzt sind:
- Unser MailService erkennt anhand des SPF- und DKIM-Setups, dass er im Namen Ihrer Domain senden darf.
- Ihre E-Mail wird korrekt signiert und direkt mit Ihrem Absender (From) versendet.
- Die Zustellbarkeit verbessert sich – weniger Gefahr, im Spam zu landen.