Mit den Aktualisierungen auf eine neue Version erwarten Sie nicht nur viele kleine Detailverbesserungen, sondern auch spannende Neuerungen.
Hier finden Sie aktuelle Erweiterungen, Änderungen bzw. Fehlerbehebungen aus neuen Programmversionen, die für unsere Kunden wichtig oder von Interesse sind.
Besondere Highlights der KSR Programme werden monatlich in einem Newsletter vorgestellt. Die dazugehörigen Artikel können Sie in @ Newsletterartikel nachlesen. Eine Auflistung aller Neuerungen finden Sie in kurzgefasst in den VCS Versionsinfos.
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Neue Option “Nicht Auftragsverantwortlicher” verbessert Kalenderlesbarkeit
VCS Version 2.71.82 mit Freigabe vom 19.12.2023
In der Mitarbeiterverwaltung kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, ob er in der Auswahl der auftragsverantwortlichen Personen (für Engang / DIrektannahme / Fahrer / Ausgang) angezeigt wird oder nicht.
Hintergrund ist, dass im VCS Kalender nur Einträge von solchen Mitarbeitern berücksichtigt werden, die für die Auftragsbearbeitung verantwortlich sind. Da durch diese Filterung im Kalender nur auftragsrelevante Termine angezeigt werden, wird die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit des Kalenders deutlich gesteigert.
Neue Schnittstelle zur Axalta Lackmischanlagen-Anbindung NGS
VCS Version 2.71.82 mit Freigabe vom 19.12.2023
Axalta produziert hochleistungsfähige Lacke und Lackmischanlagen. Die modernen, digitalen Geräte ermöglichen eine präzise und schnelle Farbtonfindung und steigern so die Effizienz von Lackier- und Karosseriefachbetrieben.
VCS bietet nun eine Schnittstelle zur "New Generation Software NGS" von Axalta an.
Aktuell können die Farbton-Management-Systeme von drei Lackherstellern angesprochen werden:
- Spies Hecker: Phoenix
- Standox: Standowin
- Cromax: Chromaweb
In diesen beiden Artikeln finden Sie Informationen zur Inbetriebnahme der Anbindung sowie zum Datenaustausch zwischen VCS und NGS.
Bei Übernahme von XDI Positionen werden die Zeiten immer in Std interpretiert
VCS Version 2.71.82 mit Freigabe vom 19.12.2023
Bei der Übernahme von Arbeitwerten aus dem XDI Bereich als Auftragsposition wurde die angegebene Zeit immer mit dem Faktor übernommen, der im Auftrag eingestellt war.
Dies erwies sich für die Praxis als nachteilig, da derjenige, der für die Position die Zeit einstellen wollte, wissen musste, welcher Faktor im Auftrag hinerlegt war. Im ungünstigsten Fall musste er jedesmal in den Auftrag wechseln.
Nun werden Zeiten in XDI immer in Stunden interpretiert. Bei der Überführung in eine Position wird der Faktor, falls erforderlich, automatisch angepasst.
“Gutschrift duplizieren” ist über Auftragssonderfälle möglich
VCS Version 2.71.77 mit Freigabe vom 10.10.2023
Die Funktion “Gutschrift duplizieren” wurde in die Auftragssonderfälle aufgenommen.
Die Vorgehensweise wird im Artikel “Auftrag duplizieren” beschrieben.
Datenschutzvereinbarungen bei der Ergebnismenge einer AdressSelektion berücksichtigen
VCS Version 2.71.71 mit Freigabe vom 13.07.2023
Die Option "Datenschutzvereinbarung wird" wird zukünftig abhängig von der Wahl der Option mit “oder” bzw. "und" verknüpft. Die Art der Verknüpfung ist zukünftig auch im Text der Option erkennbar, d.h. bei einer Änderung der Option wird der Text angepasst.
Hintergrund: Damit die Datenschutzoptionen in der Adress-Selektion berücksichtigt werden, muss die Ergebnismenge eingeschränkt werden. Dazu aktivieren Sie im Register "Ergebnismenge einschränken" die Option "Datenschutzvereinbarungen bei der Ergebnismenge
berücksichtigen".
Bei der Einschränkung wird neben dem Kontaktkanal und dem Kontaktgrund auch berücksichtigt, ob eine Datenschutzvereinbarung überhaupt benötigt wird oder nicht. Diese Option wurde umformuliert, so dass je nach ausgewählter Option, klar ersichtlich ist, welche Bedingung gilt:
- oder bei Wahl von nicht benötigt
- und bei Wahl von benötigt
- oder / und bei Wahl von egal
Lesen Sie mehr dazu im Kapitel “Adress-Selektion anwenden auf Datenschutzoptionen” der Schulungsunterlage “1035 Datenschutzvereinbarung (DSV) in VCS”.
Abkündigung der Schnittstelle SilverDATII
VCS Version 2.71.70 vom 27.06.2023 mit Freigabe vom 04.07.2023
DAT stellt seit dem 01.01.2023 nur noch die Cloud-Lösung SilverDAT 3 / DAT MyClaim zur Verfügung.
Bis Ende 2022 wurden alle SilverDATII-Kunden auf SilverDAT 3 umgestellt; Service und Support von SilverDATII endeten zum 30.09.2022.
Da DAT zum Ende des Jahres 2023 sämtliche noch in DAT-Produkten vorhandenen Verarbeitungs- und Erzeugungsoptionen von SilverDATII entfernt bzw. deaktiviert, wurde in VCS der zugehörige SDII-Service entfernt.
Belege können direkt als PDF zum Auftrag gespeichert werden
VCS Version 2.71.70 mit Freigabe vom 04.07.2023
Belege direkt als PDF zum Auftrag speichern
Aus der Druckmaske können Belege direkt als PDF zum Auftrag gespeichert werden, um von dort mit dem FMG unterschrieben oder weiter bearbeitet zu werden.
Wechseln Sie in das Druckmenü und klicken Sie auf “Als PDF ablegen”.
Das PDF wird gespeichert und das Druckmenü schließt sich.
Öffnen Sie das PDF über “Drucken | Formulare”, im Beispiel “Kostenvoranschlag_zur_Unterschrift”.
Verbesserungen des Auftragsmanagements für HUK Autoservice
VCS Version 2.71.70 mit Freigabe vom 04.07.2023
Die geänderten Anforderungen durch HUK wurden im Autoservice umgesetzt.
In EAS:
- Bei der Neuanlage des Mechanikauftrags in EAS wird nach einer HUK-Service-Nr. des Kunden gesucht und wenn vorhanden, eingefügt.
In VCS:
- Hat ein Auftrag eine HUK-Service-Kartennummer, wird im Auftrag und im Druck-Dialog rechts unten ein HUK-Logo angezeigt
- Der Auftrag wird als HUK Autoservice-Auftrag erkannt
- Mit einer Auswahl bei der HUK Service-Nr. gibt es die Möglichkeit, einen Auftrag als Nicht HUK-Serviceauftrag zu kennzeichnen
- In den Bearbeitungsdetails (Auftragslog) gibt es neue Aktionen zum “HUK Autoservice”
Lesen Sie mehr dazu im Artikel “Automatisches Erkennen des HUK Autoservice”.
Aufträge können mit Markern besonders hervorgehoben werden
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
Marker eignen sich hervorragend, um einzelne Aufträge herauszustellen. Die Marker enthalten wichtige Informationen, die so für den weiteren Verlauf schnell und einfach zur Verfügung stehen.
Da sie wie Textmarker im Auftrag eine Information hervorheben, werden sie “Auftrags-Marker” genannt. Sie werden im Auftragsmanager AMG/EAS ausgewählt und sowohl in VCS wie dem Werkstattkalender angezeigt.
In den Artikeln “Auftrags-Marker - typische Anwendungsfälle" und "Auftrag mit "Markern" kennzeichnen" lesen Sie, wo die Marker sie unterstützen und wie sie konfiguriert werden.
Die Funktion “weiterer KV” steht nun immer zur Verfügung
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
Die Funktion weiterer KV steht nun immer zur Verfügung, um auch im Falle Auftragserweiterung nach Start nochmals einen zusätzlichen KV erstellen zu können. Die bisherige Option “Zweiter / weiterer KV vor Reparaturbeginn” wurde überarbeitet und erweitert.
Es stehen nun zwei neue Optionen zur Verfügung:
- Zweiter/weiterer Kostenvoranschlag - neue Schadenkalkulation anlegen
- Zweiter/weiterer Kostenvoranschlag - gleiche Schadenkalkulation verwenden
Lesen Sie hierzu den Artikel "Auftragssonderfälle "Zweiter / weiterer KV"".
Kontaktdaten des Fahrers im Auftrag erfassen, ohne eine Adresse anzulegen
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
Kontaktdaten des Fahrers erfassen, ohne eine Adresse anzulegen
Immer wieder kommt es vor, dass Fahrer Fahrzeuge bringen, bei denen der Halter ein Firmenkunde ist.
Um die Kontaktdaten des Fahrers zum richtigen Auftrag an einer “prominenten” Stelle speichern zu können, ohne eine Adresse anzulegen, wurde der Bereich “Kontaktdaten Fahrer” im Register “Vorgang” eingefügt.
Auch bei einer Auftragsanlage, bei der eine Barverkaufsadresse verwendet wird, können die Kontaktdaten des Fahrers hier (zwischen)gespeichert werden.
Erfasst werden “Name”, “E-Mail” und “Mobil-Telefon”.
Wichtig
- Sind in den Kontaktdaten zum Fahrer Daten erfasst, werden diese mit höchster Prio für den Empfänger “Fahrer/Halter” im Nachrichten- und Erinnerungsservice verwendet.
- Die Daten sind innerhalb des Auftrags sichtbar.
- Die Daten sind innerhalb des Auftrags editierbar, solange die Barverkaufsadresse aktiv ist.
- Da keine Adresse angelegt wird, sind in der Adressliste und der Liste der Ansprechpartner die Kontaktdaten nicht enthalten.
Protokollierung des Auftragslogs wurde erweitert
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
Protokollierung des VCS Auftragslogs und der Ansicht Bearbeitungsdetails
Einführung
Oft ist es wichtig, nachvollziehen zu können, wann von welchem Mitarbeiter an einem Auftrag etwas geändert wurde.
Diese Informationen können Sie in den Bearbeitungsdetails zum Auftrag einsehen. Voraussetzung ist, dass das Auftrags-Logging aktiviert ist. Ist das Auftrags-Logging aktiviert, werden alle dort konfigurierten Aktionen sowie vom System protokollierten Aktionen in den Bearbeitungsdetails protokolliert.
Über die “Bearbeitungsdetails” wird direkt das Auftragslogs des Auftrags geöffnet, sortiert nach Blöcken absteigend.
Bearbeitungsdetails öffnen
Öffnen Sie die Schnellinfo zum Auftrag und klicken Sie auf “Bearbeitungsdetails”.
Standardansicht
Standardmäßig angezeigt werden die Spalten
- Status
- Block
- Beschreibung (der Aktion)
- Aktion am (ausgeführt)
- Aktion (Name der Aktion)
- Aktions-Nr.
- Positions-Typ (z. B. NK, ET)
- Positions-Typ-Nr.
Mit der VCS Version 2.71.67 wurde das Auftragslog erweitert, siehe obenstehenden Screenshot.
Es werden vom System immer dokumentiert:
- Die Ausführung von Auftragssonderfällen, inklusive Stornierung
- Das Erstellen und Übernehmen der Kalkulation von AX bzw. DAT
- Der Belegdruck mit zusätzlicher Info
- Vergabe der Belegnummer beim ersten Druck
Erweiterte Ansicht
Optional können Sie über “Refresh ➔ Layout verändern” weitere Spalten einblenden:
- Auftrags-Nr.
- Bearbeiter
- Computer
- Statustext
- System user
Sie können alle Blöcke anzeigen oder nach vorhandenen Blöcken filtern. Jeder Block entspricht dem Ablauf zwischen Öffnen und Schließen des Auftrags.
Im Filter “Vorhandene Blöcke” werden Block-Nr., System User, Datum der Aktion sowie Start und Ende des Blocks angezeigt. Im Beispiel wurde Block 7 ausgewählt.
Auftragslog konfigurieren
Lesen Sie hierzu den Artikel “Auftragslog in VCS öffnen und konfigurieren”.
Auftragslogs aller Aufträge anzeigen
Möchten Sie von allen Aufträgen die Auftragslogs einsehen, öffnen Sie die Bearbeitungsliste.
Lesen Sie hierzu den Artikel “Bearbeitungsliste der Aufträge in VCS”.
Nach Druck der Rechnung werden Aufträge aus den Ansichten des Werkstattkalenders entfernt
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
Der Druck der Rechnung wird nun als Ereignis in der MessageQueue signalisiert.
Mit dieser Erweiterung werden Aufträge zur Rechungsstellung direkt nach dem RE-Druck aus den ETI Ansichten entfernt. Die Ansichten werden dadurch aktuell gehalten und verschlankt, da abgeschlossene Aufträge nicht mehr angezeigt werden.
Neuer Auftragsschritt “95 Rechnung schreiben”
VCS Version 2.71.67 mit Freigabe vom 27.06.2023
ETI Version 2.7.2307.1 mit Freigabe vom 11.07.2023
Mit der VCS Version 2.71.67 wurde ein neuer Auftragsschritt eingeführt, der Auftragsschritt “95 Rechnung schreiben - Nachkalkulation erledigt”.
Mit diesem Schritt werden Aufträge, die fertig zur Abrechnung sind, durch eine Nachkalkulation geprüft bevor sie zur Fakturierung freigegeben werden.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel “VCS Auftragsschritt “95 Rechnung schreiben””.
EPC-QR-Code (GiroCode) wird auf Rechnungen ausgedruckt
VCS Version 2.71.59 mit Freigabe vom 21.03.2023
EPC-QR-Code auf Rechnungen und Berichten
Die Nutzung des EPC-QR-Codes (GiroCode) ist ab der VCS-Version 2.71.59 möglich
Mit dem SMC Updateassistenten können Sie ggf. auf die neueste VCS-Version updaten
Ausgangssituation
Seit 2013 gibt es einen europäischen Standard, der in einem QR-Code alle für eine SEPA-Zahlungsanweisung relevanten Informationen zur Verfügung stellt. Dies ist der EPC-QR-Code, der vom European Payments Council (EPC) ausgegeben und gepflegt wird.
Banken in Österreich haben den Standard schnell übernommen. Die Banken in Deutschland folgten ab 2015 dem Standard. Die Schweiz hat einen eigenen Standard.
Der EPC-QR-Code wird von sehr vielen Online-Banking-Apps bzw. Mobile-Banking-Apps unterstützt, da er dem Nutzer einen großen Vorteil bietet.
Wird er mit einer Online-Banking-App eingescannt, werden alle Angaben für eine Zahlungsanweisung automatisch ausgefüllt und die Zahlung muss nur noch freigegeben werden.
Diese Art QR-Code ist auch als Girocode bekannt.
EPC-QR-Code (GiroCode) auf Rechnungen
Auf Rechnungen kann ein QR-Code ausgedruckt werden.
Der EPC-QR-Code, den Ihr Kunde als Bezahlcode nutzen kann, wird auf der Rechnung im unteren Bereich rechts gedruckt.
Voraussetzung für die Erzeugung / den Druck
In der Standard-Bankverbindung des Mandanten ist eine korrekte IBAN hinterlegt, da aus dieser der EPC-QR-Code erzeugt wird.
Beim Druck wird automatisch eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt, die den Code nur erzeugt, wenneine korrekte IBAN festgestellt wird.
Hinweis: Der EPC-QR-Code wird unabhängig von den Einstellungen für den Archivbarcode erzeugt.
Bankverbindung beim Mandanten hinterlegen
Öffnen Sie das Register “Mandanten” und klicken Sie auf “Mandantenverwaltung”. Wählen Sie in der Liste den Mandanten aus.
In den Details zum Mandanten wechseln Sie zu “Bankverbindung”. Hier können Sie mit "Neu" oder "Ändern" die Bankverbindungen anlegen.
Wichtig: Die Bankverbindung, die Sie als Standard-Bankverbindung auswählen, wird für die Erzeugung des QR-Codes verwendet.
Im Feld “IBAN” erfassen Sie die Nr.
| Code / Sepa / Länge | Beispiel | |
| Deutschland | DE / Ja / 22 | DE11112222333344445555 |
| Österreich | AT / Ja / 20 | AT111122223333444455 |
| Schweiz | CH / Ja / 21 | CH1111222233334444555 |
Funktion und Aufbau des EPC-QR-Codes und der Creditor Reference RF
Ausführliche Informationen zu Funkion und Aufbau des EPC-QR-Codes und der darin enthaltenen RF-Prüfnummer finden Sie im Artikel "Der Verwendungszweck im EPC-QR-Code".
Es wird auch erläutert, wie Sie ggf. die Vorgangsnummer aus der RF-Prüfnummer extrahieren können.
Neue Darstellung der Auftragssonderfälle
VCS Version 2.71.59 mit Freigabe vom 21.03.2023
Die Auftragssonderfälle wurden neu gegliedert.
- Die sachlich gruppierte Darstellung bringt mehr Übersicht
- Über Hilfe kann von dort in die aktuelle Beschreibung in Helpjuice gesprungen werden
Lesen Sie hierzu den Artikel “Auftragssonderfälle in VCS”.
“Auftrag duplizieren” wurde mit den Auftragssonderfällen zusammengefasst
VCS Version 2.71.59 mit Freigabe vom 21.03.2023
Die Funktion “Auftrag duplizieren” wurde mit den Auftragssonderfällen zusammengefasst und die Auftragssonderfälle wurden neu gegliedert.
- Die sachlich gruppierte Darstellung bringt mehr Übersicht
- Über Hilfe kann von dort in die aktuelle Beschreibung in Helpjuice gesprungen werden
Die Auftragssonderfälle wurden neu gegliedert. Lesen Sie hierzu den Artikel “Auftragssonderfälle in VCS”.
Auftragsstatus “Gewährleistungsantrag”
VCS Version 2.71.59 mit Freigabe vom 21.03.2023
Der Auftragsstatus “Gewährleistungsantrag” wurde aus “Neuer Status” entfernt und kann nur noch in der Auftragsliste über “Neu” erstellt werden.
Gewährleistungsantrag erstellen
Möchten Sie einen Gewährleistungsantrag erstellen, klicken Sie in der Auftragsliste auf “Neu” und hier auf “Gewährleistungsantrag”.
Hinweis: Ab der VCS Version 2.71.59 vom 21.03.2023 kann ein Gewährleistungsantrag nur noch über “Neu” eröffnet werden. Der Wechsel über “Neuer Status” innerhalb eines Auftrags ist nicht mehr möglich.
Nachdem Sie in der Liste der Ansprechpartner Adresse und ggf. Fahrzeug ausgewählt und übernommen haben, öffnet sich der Auftrag im Status “Gewährleistungsantrag" und kann bearbeitet werden.
Der Auftrag kann aus VCS heraus im Browser geöffnet werden
VCS Version 2.71.59 mit Freigabe vom 21.03.2023
Im Auftrag wurde die Schaltfläche “MAI” eingeführt. Mit einem Klick darauf wird der Browser geöffnet und der Auftrag wird in der Mobilen Auftragsinfo MAI angezeigt. So können Sie direkt zwischen der VCS-Ansicht und der Browseransicht des Auftrags wechseln.
Neues Provisionsmodell der HUK
VCS Version 2.71.55 mit Freigabe vom 03.02.2023
Die erforderlichen Anpassungen und Änderungen für das neue Provisionsmodell der HUK-COBURG wurden in VCS übernommen.
Lesen Sie hierzu die Artikel
HUK Service - Die aktuellen Änderungen
Vor der Umstellung erstellte, aber nach der Umstellung abzurechnende HUK-Service Aufträge
HUK Jobgruppen in den VCS-Auftrag laden
Optimierung des DBUpdates
VCS Version 2.71.55 mit Freigabe vom 03.02.2023
Die Performance des VCS-Updates wurde mit verschiedenen Maßnahmen verbessert, u. a. wurde das Timeout von 10 auf 15 Minuten hochgesetzt.
Erklär-Videos zur Schadensabwicklung mit dem Portal "Gateway" der Innovation Group
VCS Version 2.71.55 mit Freigabe vom 03.02.2023
Erklär-Videos zur Schadensabwicklung mit Gateway
Im Arikel “Schadensabwicklung Gateway - Videos” sehen Sie die Vorgehensweise bei der Schadensabwicklung
- Gateway mit Audatex
- Gateway mit DAT myClaim SilverDAT3 sowie
- dem Hochladen und Übermitteln der Rechnung
Innovation Group ersetzt das Portal “SOOM” durch "Gateway". Gateway wickelt die Aktualisierungen des Reparaturfortschritts, personalisierte Kundenbenachrichtigungen, Nachverfolgung von Schadenfällen und dynamische Datenanalysen ab. Hierfür wurde die Schnittstelle in VCS angepasst und das automatische Übermitteln des Reparatur-Status in VCS implementiert.
Mit einem VCS Update, das vor der Einführung von "Gateway" durchgeführt wird, werden die notwendigen Anpassungen auf Ihrem System installiert.
Der bisherige Vorgang SOOM wird in der Übergangsphase weiterhin unterstützt.
Default-Lieferant in Partslift erfassen
VCS Version 2.71.55 mit Freigabe vom 03.02.2023
Verbesserung der Behandlung ungültiger Adress-Ids aus Partslift
Wenn die in Partslift eingestellte LieferantenId keiner Adresse zugeordnet werden kann, so wird auf den eingestellten Default-Lieferanten ausgewichen, vorausgesetzt, der ist eingestellt.
Soll wiederum eine Bestellung zu einem nicht existierenden Default-Lieferanten erstellt werden, so erfolgt ein Hinweis, dass die zugehörige Adresse nicht existiert und keine Bestellung erzeugt wird.
Ohne eingestellten Default-Lieferanten wird bereits beim Öffnen des Dialogs ein Hinweis ausgegeben, dass kein Default-Lieferant für Partslift hinterlegt ist: “Achtung! Für Partslift wurde kein Default-Lieferant eingestellt!”.
Erweiterungen / Änderungen aus dem Jahr 2022
Im Artikel “VCS Aktuelles 2022” finden Sie die Erweiterungen und Änderungen des Jahres 2022.