VxS stellt eine allgemeingültige Schnittstelle in Form eines Datenbereichs in der Datenbank für Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Der Grundgedanke dieser Schnittstelle ist, dass die Zeiterfassung in diesem Bereich Ihre Daten einträgt (mit Hilfe der von KSR bereitgestelltnen ActiveX-Komponente 'KSR_TimeReg_ActiveX.dll' ([ID: 4981]) oder (notfalls) durch direktes Editieren in den Tabellen ([ID: 4803])) und auf diesem Weg auch Werte vom Programm erhält. (Die Bereiche sind in den angegebenen Artikeln beschrieben).

Um eine Zuordnung zwischen den internen und externen Bereichen zu schaffen steht im Bereich Einstellungen das PlugIn

Zeiterfassungsschnittstelle zur Verfügung.

Einstellungen für Zeiterfassungsschnittstelle

Allgemein

"TimeControl Bereich aktivieren", muß gewählt werden um in der Auftragsmaske den Bereich Zeiterfassung einzublenden (weiterhin ist dazu die Lizenz Zeiterfassungsschnittstelle notwendig)

"Auftrags-Nummer Mandatenübergreifend": die Auftragsnummer werden Mandantenübergreifend eindeutig generiert, die Mandanteneinstellungen in den Schnittstellendaten werden daher nicht berücksichtigt. Die Option kann auch aktiviert werden wenn Sie nur mit einem Mandanten arbeiten, die Zeiterfassung die Mandanten-Nummer jedoch nicht schreiben kann.

Sofern die Option nicht aktiv ist, legen Sie zusätzlich "Zeiterfassungssystem unterstützt Mandanten" fest, ob ggf. eingetragene Mandanten-ID's berücksichtigt werden sollen oder nicht.

Zeiterfassungsoptionen

Mit der ersten Optionen legen Sie fest, ob die verwendete Zeiterfassung Befehle wie z.B. erneute Übergabe der Stempelungen für einen Auftrag verarbeiten kann. In diesem Fall werden die vorhandenen Stempelungen zu einem Auftrag gelöscht und in der Schnittstelle die erneute Übergabe angefordert.

"Tatsächliche Kosten aus TimeControl Bereich verwenden" legt fest, ob die tatsächlichen Kosten anhand der Formel gestempelte Zeit x Lohn (aus Auftrag) gerechnet werden oder ob das entsprechende Feld aus dem TimeControl-Bereich angezeigt wird.

Bei gesetzter Option "(Standard-) Synchronisation [...]" wird bei Wechsel auf die Registerkarte "Zeiterfassung" in der Auftragsbearbeitung eine Standardsynchronisation ausgeführt, sofern noch keine gedruckte Rechnung, Gutschrift oder Stornierung zum Vorgang existiert. Standard bedeutet, dass kein Leitnummerntausch durchgeführt wird und nur bereits im Datenbereich befindliche Daten ausgelesen werden.

Übergabe bei Druck

Die Option und die zugehörige Auswahl dient dazu, festzulegen, ob ab einem bestimmten Status die Vorgaben für einen bestimmten Auftrag übergeben werden sollen, sofern noch keine Synchronisation stattgefunden hat. Details siehe [ID: 6839]

Zusätzlich zu den Status-Drucken besteht auch die Möglichkeit, beim Ausdrucken der Werkstattkarte die Auftragsdaten an die Zeiterfassung zu übergeben (falls noch nicht geschehen).

Die Mitarbeiterzuordnung dient der Vollständigkeit, ist aber für die reine Nachkalkulation nicht notwendig. Darüber soll zu einem späteren Zeitpunkt die Übernahme von Fehlzeiten realisiert werden.

Transformationsmatrix

Mit der Transformationsmatrix ordnen Sie die Stempelungen der Zeiterfassung anhand bestimmter Kriterien den interenen Produktklassen zu. Das nachfolgende Beispiel (1.Zeile) würde bedeuten dass Stempelungen mit Funktion A1 der Produktklasse Lohn AW1 zugeordnet werden. Die Richtung bestimmt in welcher Richtung die Daten verarbeitet werden sollen. Beide Richtungen bedeutet die Summe der Zeit wird beim Berechnen der Summe im Out-Bereich der Zeiterfassung als Vorgabezeit zur Verfügung gestellt und dieser Zeit der Wert des In-Bereiches aus der Zeiterfassung gegenübergestellt. Alle Einstellungen nach einem gesetzten Abbruch werden ignoriert.

Anmerkung:

Für die Zuordnung der Bereiche 1-3 wird im Beispiel nur der Bereich Funktion als Kriterium verwendet, bei 4-6 hingegen wird zusätzlich noch die Gruppe berücksichtigt. Im Fall 4-6 wird für die Berrechnung der Vorgabezeit für die Zeiterfassung der Anteil berechnet. Im Kalkulationssystem liegt in diesem Fall nur eine Vorgabezeit für die Zeiterfassung vor, diese kann auf diesem Wege jedoch in verschiedene Anteile aufgesplittet werden. Achtung der Wert wird nur beim Export (VxS->Zeiterfassung) berücksichtigt.

Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Dokument 'Datenaustausch mit Zeiterfassung'

Register 'Erweitert'

Sofern Sie Kommen-, Gehen, Unproduktivstempelungen und/oder Fehlzeiten importieren, können Sie auf diesem Register ein erneutes einlesen der entsprechenden Daten erzwingen, sofern die Zeiterfassung die entsprechenden Informationen auslesen und verabeiten kann.

Sind die Tabellen zur Projektverwaltung in Ihrer Datenbank vorhanden (VxS Version > 2.2.30, 2. Release 2006), so können Sie ausserdem auf diesem Register diese aktivieren, wenn Sie sie verwenden möchten. Auch hier gilt: Die Zeiterfassung muss in der Lage sein, die Informationen aus VxS verarbeiten zu können. 

Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird automatisch das Register Projektzuordnung eingeblendet. Dort werden die verwendbaren Projekte definiert. Der Aufbau entspricht dem sonstigen Aufbau in VxS. Über die Liste können Sie Details für Projekte anzeigen lassen oder neu anlegen. Der Detaildialog bietet die Möglichkeit, den Zugriff der Zeiterfassung auf ein Projekt, dessen Bezeichnung, die Gültigkeit sowie Änderungs- und Neuanlaginformationen zu hinterlegen. In der Liste sehen Sie zugeordnete Kontenklassen, aufgrund derer die Schnittstelle automatisiert Aufträge Projekten zuordnen kann. Grundsätzlich kann jeder Auftrag genau einem Projekt in der Zeiterfassung zugeordnet werden.

Um die Zuordnung eines Auftrages zu einem Projekt ändern zu können, muss eingestellt sein, dass die Zeiterfassung Befehle aus dem TimeControl Bereich verarbeitet. In diesem Fall können Sie vom Auftrag aus die Zuordnung zu Projekten, die Sie im PlugIn definiert haben, vornehmen, sofern der Auftrag bereits synchronisiert ist. Ist ein Auftrag aufgrund der eingestellten Kontenklasse oder manuell zugeordnet, erfolgt keine weitere automatisierte Zuordnung mehr (auch dann nicht, wenn Sie alle Daten des Auftrages erneut abgleichen lassen). In diesem Fall geht die Änderung nur durch die beschriebene Funktion.

Zusätzlich steht auf dem Register "Erweitert" eine Option zur Aktivierung eines Zuschlagsystems auf Kontenklassenebene zur Verfügung. Bei gesetztem Häkchen wird das zusätzliche Register "Zuschlagsystem" eingeblendet. Je vorhandener Kontenklasse kann ein Zuschlag in % definiert werden. Die tatsächlichen Kosten werden anhand der dem jeweiligen Auftrag zugrunde liegenden Kontenklasse berechnet, und zwar zum Zeitpunkt der Zuordnung einer Stempelung zu einer Regel (und damit Produktklasse). Insbesondere bedeutet dies, dass Änderungen am Zuschlag sich nur auf neue ODER erneut eingelesene Stempelungen auswirkt.

Einstellungen die in Verbindung mit JPS2 vorzunehmen sind, finden Sie hier: [ID: 13585]

Erstellt: 16.01.2004 17:32:35
Author: Ringhut (Zach)
Geändert: 28.04.2010 14:24:17
Geändert von: Zach
ArtikelID: 4802