Modul E-Mail Versand

Anleitung zu Modul E-Mail Versand

Voraussetzungen

Benötigte Zugangsdaten

Vorbereitung der Einrichtung / Generelle Informationen

Es ist erforderlich, dass vor der Einrichtung mit Ihrer IT folgende Bereiche geklärt werden.

Einrichtung / Definition der Versender Adresse
Es muss in Ihrem Haus festgelegt werden, welche Adresse für den Mailversand verwendet werden soll. Diese Adresse wird anschließend den Empfänger im Kopf der Mail als Versender (Von) angezeigt werden.

Einrichtung / Definition einer Antwortmailadresse
Es besteht die Möglichkeit, für die versandte E-Mail eine generelle Antwortmailadresse zu hinterlegen. Dadurch wird gewährleistet, dass beim Klicken auf "Antworten" durch den Empfänger automatisch eine abweichende E-Mail-Adresse eingetragen wird.

Beispiel:
Wenn eine E-Mail von info@werkstatt-mustermann.de versendet wird, und der Empfänger dann auf "Antworten" klickt, wird automatisch eine abweichende Mailadresse wie zum Beispiel peter.schrauber@werkstatt-mustermann.de eingetragen und versendet.

Sollen ausgehende Mails als Blindkopie deklariert werden?
Beim Versand von E-Mails aus WERBAS wird jeder Versand in WERBAS protokolliert. Dadurch haben Sie die Möglichkeit einzusehen, welcher Kunde wann und aus welchem Bereich eine E-Mail erhalten hat. Aufgrund von Speicherplatz-Einsparung ist es jedoch nicht möglich, eine bereits versendete E-Mail erneut an den Empfänger zu senden.

Um dennoch einen solchen Prozess zu ermöglichen, besteht die Option, jeder versendeten E-Mail einen Blindkopie-Empfänger (sie selbst) hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie jede versendete E-Mail in Kopie an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden. Dadurch haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, zu überprüfen, welche E-Mails versendet wurden, und sie bei Bedarf erneut zu versenden.

Herstellung/Prüfung der Netzwerk Konfiguration zur WERBAS REST API

Hinweis!

Um zu überprüfen ob die Rest-API aktiv ist gehen Sie wie folgt vor:

• Starten Sie auf Ihrem Server den WERBAS Server (BO-Server)
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Server Symbol in der Taskleiste
  
• Klicken Sie auf Anzeigen und wechseln Sie auf das Register WERBAS Cloud
   

• Ist die Ampel rot, klicken Sie bitte auf Host starten
   

• Jetzt sollte die Ampel grün sein.

 

Lizenz abrufen

Um das Modul Notizerweiterung nutzen zu können muss ihre WERBAS-Lizenz aktualisiert werden. Rufen Sie dazu im Menü Firma den Menüpunkt Lizenz anzeigen auf.

Klicken Sie auf Lizenz aktualisieren.

Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK und melden Sie sich neu in WERBAS an. Die Lizenz ist nun aktualisiert und das Modul Notizerweiterung ist einsatzbereit.

Mögliche Anwendungsfälle und Integration

Durch die Integration des E-Mail-Versands in WERBAS stehen Ihnen als Unternehmer nun zahlreiche Lösungen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse erheblich optimieren können. Hier finden Sie eine Übersicht der Möglichkeiten:

• Rechnungsversand per E-Mail
• Angebotsversand per E-Mail
• Versand von Aufträgen per E-Mail
• Versand von archivierten Dokumenten

Die Lösung wurde nahtlos in unsere Software integriert. Dadurch wird die Verwendung von Schnittstellen zwischen unserer Software und anderen E-Mail-Clients überflüssig.
Alle ausgehenden Mails werden im Kundenstamm protokolliert, wodurch Sie einen vollständigen Nachweis über den E-Mail-Versand haben.
Zusätzlich bietet WERBAS nun die Möglichkeit, die Vorlagen der E-Mails an Ihre Corporate Identity anzupassen. Dies wird darüber ermöglicht, dass HTML Templates in Ihrem Design hinterlegt werden können, falls Ihnen das Design unserer Mailvorlagen nicht zusagt.

Konfiguration und Einrichtung

In diesem Bereich werden alle Punkte erklärt, welche notwendig sind das das neue Modul Mailversand funktioniert.

Wichtige Grundeinstellung in M12100 Firmenstamm

Öffnen Sie dazu über Das Menü Firma den Menüpunkt Firmenstamm und prüfen Sie die dort hinterlegten Daten. Es sollten mindestens die Felder gefüllt sein die im unten abgebildeten Screenshot gefüllt sind.
 

SMTP Einstellungen speichern

Öffnen Sie über Das Menü Firma den Menüpunkt Firmenstamm und wechseln Sie in das Register Kommunikation.

SMTP-Server
Bitte tragen Sie hier die Adresse ein, unter der der SMTP-Server erreichbar ist.
Port
Geben Sie den Port an, über den der SMTP-Server erreichbar ist. Bei Verwendung von SSL (aktivieren Sie das SSL-Kästchen) ist dies normalerweise Port 465, bei der Verwendung der von TLS aktivieren Sie bitte die Option TLS, der benötigte Port ist im Regelfall der Port 587 und ohne SSL-Verbindung ist es Port 25. Beachten Sie jedoch, dass dies je nach Anbieter des SMTP-Providers variieren kann.
Benutzer und Passwort
Tragen Sie den Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein, die für die Anmeldung am SMTP-Server verwendet werden sollen.
Für diese Einstellungen befragen Sie bitte im Zweifel Ihre IT-Abteilung damit eine Verbindung erfolgreich aufgebaut werden kann.
Verschlüsselung
Wählen hier hier bitte die benötigte Verschlüsselung aus.

Weitere Einstellungen:

HTML Templates
Hier können Sie einen abweichenden Pfad zu den HTML Templates am Server hinterlegen. Es wird hier der vollständige Pfad benötigt.

Antwort Mailadresse
Hier kann festgelegt werden, an welche E-Mail-Adresse eine Antwort gesendet werden soll. Dies bezieht sich darauf, dass, wenn Ihr Empfänger auf "Antworten" in einer vom System versendeten E-Mail klickt, die Antwort an die hier angegebene Adresse gesendet wird.

Perm. BCC Adresse
Hier kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die bei jeder von unserem System versendeten E-Mail automatisch in Blindkopie (BCC) gesetzt wird. Dies ermöglicht Ihnen sämtliche vom System versandten E-Mails auch über ein zusätzliches E-Mail-Konto nachverfolgen zu können. Bei Bedarf können Sie innerhalb dieses zusätzlichen Kontos auch einen erneuten Versand initiieren. Da der Empfänger auf Blindkopie steht, bekommt der Empfänger diesen zusätzlichen Versand nicht mit.

Testmail versenden

Über den Button <Testmail senden> können Sie Ihre Einstellungen prüfen und eine Testmail versenden. Nach Betätigung des Buttons öffnet sich hierzu ein Dialog, mit welchem Sie den Versand der Testmail vornehmen können.

Vergessen Sie nicht nach dem erfolgreichen Versand der Testmail ihre vorgenommenen Einstellungen zu speichern.

Voreinstellungen

Über den Hauptmenüpunkt Firma, erreichen Sie den Punkt Voreinstellungen, in welchem noch weitere Voreinstellungen zum Mailversand getroffen werden können

Hier finden Sie in der Gruppe “SMTP” zwei Einstellungen die ebenfalls angepasst werden müssen. Öffnen Sie dazu die Gruppe “SMTP” mit einem Klick auf das “+” vor der Gruppe.

Einstellungen in den Druckformularen

Öffnen Sie hierzu im Hauptmenüpunkt unter Firma den Punkt Druckformulare, Druckformulare zu Belegarten.

Aktuell können folgende Belegarten per Mail versendet werden

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung

Um den E-Mail Versand nutzen zu können, müssen die Einstellungen für den Mailversand im Druckformular vorgenommen werden.

Hierzu wählen Sie das gewünschte Druckformular aus und öffnen und klicken auf den Button Eigenschaften.

Im Register Maileinstellungen finden Sie alle Einstellungen, welche für den Mailversand relevant sind.

Checkbox „Für Mailversand aktiv“
Hiermit wird das Formular für den Mailversand aktiviert
Dropdown „HTML Templates“
In diesem Dropdown können Sie definieren, welches HTML Template für dieses Formular im Default verwendet werden soll.
Mailtitel
Welcher Titel soll bei dem Versand des Dokuments verwendet werden
 

Versand von E-Mails

Einrichten der Kundenfreigabe für den Rechnungsversand

Wenn Ihr Kunde einen Rechnungsversand per E-Mail wünscht, hinterlegen Sie hierzu im Kundenstamm  im Register Elektronischer Rechnungsversand hierzu die die E-Mail Adresse für den Rechnungsversand und aktivieren Sie die Option Kunden für den Rechnungsversand über den Maildialog freischalten.

Versenden der Rechnung per E-Mail

Möchte ihr Kunde einem Rechnungsversand per E-Mail wird Ihnen das im Auftragskopf angezeigt.

Der Auftrag wird wie gewohnt durch die Funktion „Abschluss“ abgeschlossen und anschließend fakturiert. Wenn der Kunden für den Versand der Rechnung per Mail freigeschaltet ist, erhalten Sie zusätzlich die Funktion „Fakturieren und per Email versenden in einem Arbeitsgang“

Wenn sie diese Option auswählen öffnet sich automatisch der Maildialog M32020 in dem Sie den Versand der Rechnung per E-Mail vornehmen.

Zentraler Maildialog beim Versenden von Dokumenten

Unabhängig davon ob Sie Rechnungen, Aufträge oder Angebote per Mail versenden wollen, wird dies immer über die Maske M32020 Maildialog durchgeführt.

Bereich Druckformulare
In diesem Bereich finden Sie alle Formulare, welche für den Mailversand aktiviert wurden. Durch Klick auf ein Formular der jeweiligen Kategorie wird das Formular ausgewählt und für den Mailversand verwendet.

Bereich Kundenauswahl für Mailempfänger
Da Auftrags- und Rechnungskunde in WERBAS abweichend sein können, kann hierüber gesteuert werden, welcher Empfänger der richtige ist. Bei Wechsel wird automatisch die Adresse des Mailempfängers geändert.

Bereich Mailempfänger
Hinter den Schaltflächen „An“ und „CC“ kann die Ansprechpartnersuche des Kundestammes ausgelöst werden. (Lizenzabhängig)
Hierüber haben Sie die Möglichkeit, weitere Ansprechpartner, welche im Kundenstamm mit hinterlegt sind direkt als Empfänger mit zu hinterlegen. Alle Mailadressen sind bearbeitbar. 

Bereich Mailanhänge
Hier können individuell noch weitere Anhänge zur E-Mail hinzugefügt werden. Dies kann ganz einfach per Drag&Drop vorgenommen geschehen. Über die Schaltfläche Archivdatei hinzufügen, werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, welche hinter diesem Kontext (Auftrag/Kunde/Rechnung) archiviert wurden.
 

Im anschließenden Auswahldialog können weitere Dokumente hinzugefügt werden.

Bereich Bemerkung zum Versand
Je nach Gestaltung des Template kann eine Bemerkung mitgeliefert werden, welche im Mailbody mit angezeigt wird. Die Funktion Anrede übernehmen rundet diese Funktion ab, indem die Anrede direkt aus dem Kundenstamm mit übernommen werden kann.

Über die Schaltfläche Senden wird die Mail final an den definierten Empfänger verschickt.

Versand von Dokumenten direkt aus dem Archiv

Neben dem Versand von Dokumenten, welche in WERBAS erzeugt wurden, ist es auch möglich, Dokumente direkt aus dem Archiv an Ihre Kunden zu versenden.
Hiermit soll ermöglicht werden, dass Sie sehr schnell archivierte Dokumente Ihren Empfänger direkt zu Verfügung stellen können.
Zur Einrichtung ist es hier notwendig, dass unter dem Punkt Voreinstellungen ein Standard-Template hinterlegt/konfiguriert ist.

Versand von E-Mails aus dem Kundenstamm

Um auch Ihren Kunden ohne einen Auftrag ein Mail versenden zu können ist es möglich, direkt aus M12201 Kundenstamm ein Mail zu versenden

Durch Klick auf das Mail-Symbol öffnet sich ein im Gegensatz zu dem Kontext Auftrag reduzierter Emaildialog.

Dieser Maildialog und die darin befindlichen Funktionen sind bis auf die Auswahl von Formularen gleich wie beschrieben unter Punkt Versenden von E-Mails.

Protokollierung von versendeten E-Mails

Das Protokoll steht in den Kontexten Kunden und Auftrag zu Verfügung. Hierzu klicken Sie auf den Button Mail in der jeweiligen Maske , im sich nun öffnenden Untermenü  wählen Sie den Punkt Mailprotokoll aus.

Bearbeitung von HTML-Vorlagen

WERBAS bietet Ihnen die Möglichkeit, dass die Vorlagen (HTML-Templates) nach Ihren wünschen anzupassen. 

Bei der Installation von WERBAS werden bereits Vorlagen in einem neutralen Design mit ausgeliefert, welche gerne von Ihnen verwendet werden können.

Ablageort der Vorlagen am Server

Die Vorlagedateien finden Sie am Server im Programmpfad: C:/ProgramData/WERBAS/Werbas.Web/Config/MailTemplates

Verfügbare Platzhalter

Damit die HTML-Dateien dynamisch mit Variablen gefüllt werden können, stehen Ihnen folgende Platzhalter zu Verfügung

Diese Variablen können wie folgt in die Templates eingebunden werden

Image
Beispiel Auftragsnummer: {{Auftragsnummer}}