Eine Rechnung kann direkt nach dem Auftragsabschluss oder zu einem späteren Zeitpunkt
gedruckt werden. Mit dem Rechnungsdruck wird automatisch die Rechnungsnummer
vergeben.
Hinweis
- Der Auftrag muss abgeschlossen sein.
- In der Rechnung werden alle Positionen des Auftrags gedruckt.
- Mit dem Ausdruck der Rechnung wird die Rechnungsnummer festgelegt.
- Nach dem Rechnungsdruck kann nur noch eine Rechnungskopie erzeugt werden.
- Nach Rechnungsdruck kann das Rechnungsdatum nicht mehr verändert werden.
Rechnung drucken
Wie ein Auftrag direkt mit dem Auftragsabschluss fakturiert werden kann, ist im Kapitel
Auftrag beschrieben. Der Rechnungsdruck kann sowohl aus dem Auftrag als auch aus der
Auftragsübersicht gestartet werden.
1. Öffnen Sie im Menü Auftrag den Menüpunkt Auftragsübersicht.
2. Suchen und markieren Sie den Auftrag.
oder
Suchen, markieren und öffnen Sie den Auftrag.
3. Öffnen Sie den Menüpunkt Drucken.
4. Wählen Sie im Bereich Kategorie die benötigte Kategorie aus.
>> Abhängig von der Kategorie stehen unterschiedliche Druckformulare zur
Verfügung.
5. Wählen Sie im Bereich Druckformulare das gewünschte aus.
6. Stellen Sie im Bereich Original und bei Bedarf im Bereich Kopie den Drucker und
den Papierschacht ein.
7. Wenn Sie die Rechnung vor dem Druck ansehen möchten, klicken Sie auf
<Vorschau>.
8. Bestätigen Sie folgenden Abfragen entsprechend.
9. Klicken Sie auf <Drucken>.
>> Die Rechnung wird gedruckt.
Hinweis
- Sie können eine Rechnung per E-Mail versenden. Dazu muss ein MAPI-fähiger E-Mail-
Client auf dem betreffenden Rechner installiert und eingerichtet sein. - Weitere Rechnungsdrucke nach dem Abschließen werden als Rechnungskopie
erstellt. Der Schriftzug Kopie wird in der linken oberen Ecke eingefügt. - Wenn mehrere Sprachen auf dem Server installiert sind, kann in einer Voreinstellung
die Sprache des Schriftzugs Kopie eingestellt werden.
Voreinstellungen
1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen.
2. Öffnen Sie die Gruppe Druckeinstellungen.
3. Markieren Sie den Punkt Übersetzung für Kopie-Wasserzeichen.
4. Wählen Sie im Feld Wert den Schriftzug in der Sprache aus, in der er
auf den Rechnungskopien erscheinen soll.
5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>.
Rechnung per E-Mail versenden
1. Führen Sie die Schritte 1 - 7 wie für den Rechnungsdruck aus.
2. Klicken Sie das Brief-Symbol .
>> Der E-Mail-Client wird geöffnet. Falls vorhanden wird die E-Mail-Adresse des
Kunden automatisch vom System als Empfängeradresse in die E-Mail übernommen.
Die Rechnungskopie wird automatisch als PDF-Datei eingefügt.
i Es kann nur die Rechnungskopie, nicht aber die Originalrechnung per E-Mail
versendet werden. Die Rechnung sollte zusätzlich als Papierausdruck erzeugt
werden.
3. Versenden Sie die E-Mail.
Rechnung mit sofortiger Zahlung
1. Öffnen Sie im Menü Auftrag den Menüpunkt Auftragsübersicht.
2. Suchen und markieren Sie den Auftrag.
oder
Suchen, markieren und öffnen Sie den Auftrag.
3. Öffnen Sie den Menüpunkt Drucken.
4. Markieren Sie Rechnung drucken als Kategorie.
5. Markieren Sie das entsprechende Druckformular.
6. Öffnen Sie die Registerkarte Zahlungseingang in der Kasse.
7. Wenn Sie noch nicht an der Kasse angemeldet sind, klicken Sie auf
<An/Abmelden>, um sich an der Kasse anzumelden.
>> Im Feld Rechnungsbetrag wird der Rechnungsbetrag einschl. MwSt.
aufgeführt.
>> Wenn bereits eine Anzahlung erfolgt ist, wird der Betrag im Feld Anzahlung
aufgeführt. Generell möglich ist eine Anzahlung in der Maske [M10808] Anzahlung
. (Zu öffnen über den Menüpunkt Anzahlung der Maske [M11104] Auftrag.
>> Im Feld Skonto wird der Skontobetrag gemäß den Zahlungsbedingungen des
Kunden voreingestellt. Diesen können Sie über <x>-Schalter löschen
>> Im Feld Zahlungsbetrag wird der zu zahlende Betrag aufgeführt:
Rechnungsbetrag - Skonto. Dieser Betrag kann nicht geändert werden.
8. Wählen Sie in der Auswahlbox Währung die entsprechende Währung aus.
9. Aktivieren Sie eine der Optionen Bar, Scheck oder EC-Cash.
10. Aktivieren Sie eine der Optionen nur Kassenbon oder Formular mit Kassenbon.
i Bei aktivierter Option Formular mit Kassenbon wird eine A4-Rechnung mit
Zahlungsbeleg ausgegeben.
11. Klicken Sie auf <OK, Drucken>.
12. Bestätigen Sie die folgende Frage mit <OK>.
13. Klicken Sie auf <Liste offen>, um die Rechnung zu drucken.
14. Klicken Sie auf <Schließen>, um das Fenster zu schließen.
Hinweis
Ein Zahlungseingang kann nur gebucht werden, wenn
- eine Kasse angemeldet ist.
- der Zahlungsbetrag den Barbestand der Kasse nicht überschreitet, wenn es sich bei
der Barzahlung um eine Gutschrift handelt.