Prüfung auf unterschriebene DS-Vereinbarung

Der FMG bietet alle Funktionen, um die Zustimmung zur Datenverarbeitung gemäß der DS-GVO abzubilden. Diese sind ab der Version 2.71.2107.1 verfügbar.

Beim Öffnen des FMG unter Angabe einer Auftrags-Nummer wird vom System geprüft, ob zum Fahrer bzw. Halter, bereits eine unterschriebene Datenschutzvereinbarung hinterlegt ist.

Dazu orientiert sich das System an den Informationen, die im Register “Datenschutz” der VCS-Adresse hinterlegt sind:

• Die Option "Datenschutzvereinbarung wird nicht benötigt" aktivieren Sie in den Adressdaten einer Firma bzw. eines gewerblichen Kunden, da das Datenschutzrecht nur für Privatpersonen gilt.
• Das Datum "Datenschutzvereinbarung unterschrieben am …" wird bei Privatpersonen als Beleg für die Unterschrift dokumentiert.

Solange die beiden Informationen "Datenschutzvereinbarung unterzeichnet am" und noch nicht erfasst sind, wie im unten folgenden Beispiel,

• wird im FMG "Datenschutzdokumente für …" rot hervorgehoben
• wird im FMG unter Dokumente zur Unterschrift der Hinweis "Datenschutzdokument erstellen" angezeigt
• ist im Register “Datenschutz” die Schaltfläche “Datenschutz drucken” rot markiert

Im FMG werden für die eindeutige Identifizierung zusätzlich Name sowie Adress-ID des Kunden angezeigt, im Beispiel Gerd Datengust und die Adressen-ID 488.

In diesem Beispiel der Adressdetails von VCS ist noch keine Information erfasst.
Tipp: Sollte das Register nicht angezeigt werden, lesen Sie den Artikel “DS-Vereinbarung aktivieren und zum Kunden erfassen”.

Einwilligung erfassen

Da der Kunde eine Privatperson ist, benötigen Sie die unterschriebene DS-Vereinbarung mit ihm.

Klicken Sie auf Datenschutzdokument erstellen. Die DS-Vereinbarung wird geöffnet.

Alle von Ihrem Betrieb definierten Kontaktgründe und Kanäle werden Auswahl angeboten. Lassen Sie den Kunden die Vereinbarung durchlesen und besprechen Sie sie mit ihm.

Tipp: Eine ausführliche Erläuterung zur DS-Vereinbarung finden Sie im Artikel “Inhalte und Aufbau der Datenschutzvereinbarung”.

Unterschriftsfeld öffnen und Unterschrift speichern

Nachdem der Kunde seine Auswahl getroffen hat, können Sie am unteren Bereich des Dokuments mit Klick auf “Unterschreiben” das Unterschriftsfeld öffnen.

Im Unterschriftsfeld leistet der Kunde seine Unterschrift und Sie klicken auf "Speichern".

Wichtig: Klicken Sie im Dokument erneut auf "Daten speichern", so dass die Änderungen und die Unterschrift in das Dokument übernommen werden.

Unterschriebene DS-Vereinbarung öffnen

Die eben erstellte Erklärung wird nun unter den Datenschutzdokumenten angezeigt.