Einleitung

Mitarbeiter können ab der TCS Version 2.72.2509.02 selbst Stempelungen nacherfassen, wenn ihnen vom Betrieb die Erlaubnis erteilt wurde.

• Die Option muss für den Mitarbeiter in den TCS Einstellungen aktiviert sein
• Nacherfassungen sind für maximal sieben Tage (Arbeitstage + Samstag + Sonntag) rückwirkend vom aktuellen Datum möglich
• 
  Durch Mitarbeiter nacherfasste Stempelungen werden in der Spalte “Quelle” der Zeiterfassung durch ein eigenes Symbol dargestellt

In der Praxis ist es dem Mitarbeiter so möglich ganze Tage in einem Durchgang zu erfassen, weil er z. B. unterwegs war und daher nicht stempeln konnte.

"TMT-Funktion Stempelung nacherfassen erlauben” aktivieren

Die Option wird direkt dem einzelnen Mitarbeiter erlaubt.

Öffnen Sie Mitarbeiterliste,
markieren den Mitarbeiter. 
Öffnen Sie mit “Bearbeiten” die Einstellungen des Mitarbeiters.

Wechseln Sie zum Register “Einstellungen”.
Aktivieren Sie die Option "TMT-Funktion “Stempelung nacherfassen erlauben” und speichern Sie die Änderung.

Beim Mitarbeiter, dem das Nacherfassen von Stempelungen erlaubt ist, wird das Register “Nacherfassen” eingeblendet.

Voraussetzungen, um eine Stempelung nacherfassen zu können

Für maximal die letzten sieben Tage (Arbeitstage + Samstag + Sonntag) können Stempelungen nacherfasst werden. Voraussetzungen sind:

• Die zu erfassenden Tage (maximal sieben) müssen durchgehend ohne Stempelung sein.
• Die Tage zum Nacherfassen müssen in aufsteigender Reihenfolge erfasst werden, z. B. von 21.11.jj bis 28.11.jj
• Jede Stempelung sorgt dafür, dass für die Tage davor keine Stempelungen mehr erfasst werden können.
  Werden beispielsweise zuerst für den 25.11. die Stempelungen nacherfasst, können für den 21. bis 24.11. die fehlenden Stempelungen nicht mehr durch den Mitarbeiter erfasst werden.

Bitte beachten Sie: Da das Nacherfassen nur möglich ist, wenn noch keine neue Stempelung vorliegt, darf die Kommen-Stempelung des aktuellen Tages erst ausgeführt werden, nachdem die fehlenden Stempelungen nacherfasst wurden.

Beispiel: Nacherfassung zweier Tage

Das Nacherfassen ist nur möglich ist, wenn noch keine neue Stempelung vorliegt. Das bedeutet, dass für den aktuellen Tag die Kommen-Stempelung erst ausgeführt werden kann, nachdem die fehlenden Stempelungen nacherfasst wurden.

Anhand eines Beispiels wird die Vorgehensweise erläutert:

Sie waren zwei Tage auswärts und möchten am 28.11.die Stempelungen für den 26. und 27.11. nacherfassen.

1. Öffnen Sie TMT.
   Wichtig: Die Kommen-Stempelung am 28. dürfen Sie erst ausführen, wenn Sie die fehlenden Stempelungen nacherfasst haben.
2. Wechseln Sie ohne zu Stempeln zum Register “Nacherfassen”.
   
   
    
3. Der erste Tag ohne Stempelung wird angezeigt, im Beispiel der 26.11.
   Beachten Sie, dass Sie die Stempelungen in aufsteigender Datumsfolge erfassen müssen, also zuerst der 26. und danach der 27.
   
   1. Erfassen Sie die Kommen-Stempelung.
   2. Optional können mit Klick auf “Neue Buchung” zusätzliche Buchungen zu einem Auftrag bzw. ohne Auftragsbezug erfasst werden.
   3. Erfassen Sie die Gehen-Stempelung.
   4. Prüfen Sie Datum und Eingaben nochmals, bevor Sie speichern.
   5. Bestätigen Sie die Benachrichtigung zum erfolgreichen Speichern mit “OK”.
      
4. Im Datumsfeld wird der nächste Tag ohne Stempelungen angezeigt, im Beispiel der 27.11.
   1. Erfassen Sie alle notwendigen Stempelungen.
   2. Prüfen Sie Datum und Eingaben nochmals, bevor Sie speichern.
5. Nachdem für alle Tage ohne Stempelung die Stempelungen gespeichert wurden, können Sie zum Register “Stempeluhr” wechseln und die Kommen-Stempelung für den aktuellen Tag ausführen.

Fehlermeldung

Wird im obigen Beispiel versehentlich zuerst der 27.11. erfasst, können für die Tage zuvor keine Stempelungen mehr nacherfasst werden.
Es wird die Meldung angezeigt: “Speichern der Stempelungen fehlgeschlagen. Die Kommen-Stempelung darf nicht vor dem 27.11. liegen.”

 Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Personalverwaltung.

Für die letzen 7 Tage existieren alle Buchungen

Die Meldung “Für die letzen 7 Tage existieren alle Buchungen” wird in zwei Fällen angezeigt:

1. Für die letzten 7 Tage liegen alle Stempelungen vor.
2. Innerhalb der letzten 7 Tage fehlen Stempelungen, sie können jedoch nicht nacherfasst werden, da es eine neuere Stempelung gibt.

Hinweis: Geprüft wird vom System, ob Kommen- und Gehen-Stempelungen vorliegen.

Wird angezeigt, dass für die letzten sieben Tage alle Buchungen existieren, obwohl der Mitarbeiter weiß, dass es Tage ohne Stempelungen gibt, bedeutet dies, dass eine neuere Stempelung vorliegt. Aufgrund dessen darf er die Tage davor nicht nacherfassen, sondern muss sich an die Personalverwaltung wenden.