Einleitung

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dieser Zentrale User Guide  wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

ZUGFeRD wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt. Mit dem Format XRechnung werden zusätzlich die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung berücksichtigt, u. a. der Deutschen Bahn und der Polizei, etc..

Öffnen Sie den ZUGFeRD Assistent und wählen die benötigte Version aus.

Aktuell stehen zur Verfügung: 

• ZUGFeRD 1.5 BMW
• ZUGFeRD 2.0
• ZUGFeRD 2.1
• XRechnung
  • Profil Standard
  • Profil DB

Die Beschreibung der XRechnungen “Profil Standard” und “Profil DB” finden Sie in diesem Artikel. 

Benötigte Firmendaten erfassen / prüfen 

Vor Erstellung einer XRechnung müssen in der Mandantenverwaltung die benötigten Daten geprüft und ggf. ergänzt werden:

• Register “Allgemein”
  • Ust ID Nr.
  • Steuer Nr.
     
• Register “Adresse”
  • eMail Adresse
  • Telefon Nr.
     
• Register “Bankverbindung”
  • die Bankverbindung

Hinweise:

• Fehlt eine dieser Daten, wird beim Erstellen der XRechnung eine Fehlermeldung ausgegeben.
• Die Mandantenverwaltung öffnen Sie über den Menüpunkt “Mandanten”.

VCS-Auftrag prüfen 

1. In VCS muss für den jeweiligen Auftrag der Status Kostenvoranschlag vorhanden sein, es ist nicht notwendig, dass er gedruckt wurde.
    
2. Eine gedruckte Rechnung muss vorhanden sein.

Hinweis: Fehlt der Status KV oder die Rechnung ist noch nicht gedruckt, wird beim Erstellen der XRechnung eine Fehlermeldung ausgegeben.

Profil DB

Vorbereitung

Diese Werte müssen Sie ermitteln, bevor Sie den Assistenten öffnen: 

1. Adress-ID
    
2. Auftrags-Nr.
    
3. LeitwegId
    
4. Besteller-Nummer

1. Zu den Pflichtwerten gehört die Adress ID des Kunden.

Diese kann durchaus von der RE-Adresse abweichen, wenn z. B. das Fzg. an eine andere Niederlassung geliefert wird oder z. B. mehrere Beteiligte vorhanden sind.

Ermitteln Sie diese in VCS wie folgt: 

1.  Im Auftrag die Beteiligtenmaske öffnen.
2.  Die Adresse des Rechnungsempfängers öffnen über “… / Adresse ändern”.
3.  In der Kopfzeile der Adressendetails sehen Sie die Adress ID. Notieren Sie diese.

2. Auftrags-Nr. notieren.

3. Die LeitwegID lautet 992-90009-96. Ggf. ist sie auf der Webseite der DB aufgeführt.

4. Die Besteller-Nummer ist beim Endkunden zu erfragen.

XRechnung erstellen mit Profil DB 

KSR.ZugFerdPrototype.exe ausführen.

1. Als Version "XRechnung" wählen
2. Das Profil DB wählen für deutsche Bahn
3. In "Konstante Werte"
   1. die Leitweg ID erfassen
   2. die Besteller-Nummer erfassen
4. Mandant auswählen
5. Auftragsnummer aus VCS eintragen und auf "Auftrag laden" klicken;
   zur Kontrolle wird anhand der Auftragsnummer die Rechnungs-Nr. im Feld “Rechnungen” angezeigt
6. In “Lieferort” die notierte Adress ID erfassen; im Beispiel die “3”.
   In “Ansprechpartner” werden anhand der Adress-ID Name, Telefonnummer und E-Mailadresse eingefügt

7. Einen Speicherort definieren
8. Auf “XML generieren” klicken
9. Die xml-Datei wird in den Speicherort exportiert
10. Die Website der DB öffnen und die xml-Datei hochladen

Für jeden weiteren Auftrag sind diese Schritte zu wiederholen.

XRechnung erstellen mit Profil Standard

KSR.ZugFerdPrototype.exe ausführen.

1. Als Version "XRechnung" wählen
2. Das Profil Standard wählen
3. In "Konstante Werte"
   1. die Leitweg ID erfassen; falls nicht bekannt beim Endkunden erfragen
   2. die Besteller-Nummer erfassen; falls nicht bekannt beim Endkunden erfragen
4. Mandant auswählen
5. Auftragsnummer aus VCS eintragen und auf "Auftrag laden" klicken;
   zur Kontrolle wird anhand der Auftragsnummer die Rechnungs-Nr. im Feld “Rechnungen” angezeigt

7. Einen Speicherort definieren
8. Auf “XML generieren” klicken
9. Die xml-Datei wird in den Speicherort exportiert.
10. Die Website des Empfängers öffnen und die xml-Datei hochladen.
    Bei anderen Empfängern ggf. den Weg erfragen.

Für jeden weiteren Auftrag sind diese Schritte zu wiederholen.