Schnittstelle TSE-Cloud-Lösung
(mit/ohne Archivierung)
Einleitung / Was ist TSE
Die Abkürzung TSE steht für Technische Sicherheits-Einrichtung für Kassensysteme, welche vom Gesetzgeber in Deutschland vorgeschrieben ist. Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, im Rahmen der Fiskalisierung alle relevanten Kassendaten vorzuhalten und zu sichern. Diese Daten können im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden angefordert und geprüft werden.
Die WERBAS GmbH hat diese Anforderung bereits im Jahre 2020 mittels einer Lösung gemeinsam mit dem Anbieter Cryptovision umgesetzt. Bei dieser Lösung handelt es sich um eine Hardwarelösung mithilfe eines USB-Sticks gehandelt, auf welchem alle Transaktionsdaten Ihrer Kassen gespeichert werden.
Die Firma Cryptovision hat für diese Lösung seitens des Bundesfinanzministeriums zum 07.01.2023 die Zertifizierung verloren. Es wurde eine Übergangsfrist bis zum 31.07.2023 gewährt. Folglich arbeiten alle Kassensystem mit dieser Lösung innerhalb der Übergangsfrist gesetzeskonform.
Die WERBAS GmbH hat aufgrund dieser Änderung eine Neuentwicklung mit dem Partner Deutsche Fiskal vorgenommen und kann ihnen somit als Anwender des WERBAS-Kassenmoduls auch künftig eine gesetzeskonforme Lösung bereitstellen. Diese neue Lösung ist eine vollständige Softwarelösung, welche in diesem Dokument beschrieben wird.
Informationen über den Anbieter Deutsche Fiskal
Der Anbieter Deutsche Fiskal mit Firmensitz in Berlin stellt Lösungen im Bereich der Pflicht zur Fiskalisierung bereit. Diese Lösungen sind durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert und stellen ein gesetzeskonformes Einsetzen von Kassensystemen sicher.
Weitere Informationen zur Zertifizierung der Deutsche Fiskal finden Sie auf der Webseite des zuständigen Bundesamtes.
Informationen zum Unternehmen der Deutsche Fiskal finden Sie auf deren Webseite unter https://deutsche-fiskal.de.
Produkte und deren Hintergrund
Durch die neuen Softwarelösungen, welche durch die Deutsche Fiskal bereitgestellt werden, können wir Ihnen künftig zwei Lösungen anbieten, die Ihnen als Unternehmer ein gesetzeskonformes Arbeiten mit WERBAS-Kassensystemen ermöglicht:
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TSE-Cloud – Sie sichern Ihre Daten selbst! (Ersetzt den Hardwaredongel der Fa. Cryptovision)
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TSE-Cloud + Archivierung der Deutschen Fiskal (Unsere Empfehlung)
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| Wie bei dem Hardwarestick der Firma Cryptovision, müssen Sie die Sicherung und Bereithaltung (gesetzl. Vorgabe 10 Jahre) der finanzrelevanten Daten im Falle einer Betriebsprüfung eigenverantwortlich, d.h. selbst, realisieren. |
Ihr rundum Sorglospaket im Fall einer Betriebsprüfung. Selbstverständlich können Sie zusätzlich alle finanzrelevanten Daten downloaden und selbst sichern. |
Unterschiede bei den Lösungen
Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, alle erzeugten Transaktionsdaten ihrer Kassensysteme zu sichern und bei einer Betriebsprüfung für die Finanzbehörden vorzuhalten. Wir als WERBAS geben Ihnen mit diesen beiden Produkten die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie Sie das realisieren wollen.
Ohne automatischer Langzeitarchivierung
Alle erzeugten Transaktionsdaten der Kassen werden automatisiert an das System der
Deutsche Fiskal hochgeladen. Hier stehen diese Daten anschließend 30 Tage zum Download zu Verfügung. Diese Daten können anschließend durch Sie manuell heruntergeladen und ihrem Sicherungssystem zugeführt werden.
Weiter sind Sie dazu verpflichtet, alle Kassenabschlüsse im Format DSFinV-K zu exportieren und bereitzuhalten. Dieser Export erfolgt in WERBAS und muss anschließend ebenfalls ihrem Sicherungssystem zugeführt werden.
Mit automatischer Langzeitarchivierung
Auch hier werden alle erzeugten Transaktionsdaten der Kassen automatisiert an das System der Deutsche Fiskal hochgeladen. Mit diesem Modul haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass das Thema Sicherung im Rahmen der Fiskalisierung für Sie vollständig automatisiert vorgenommen wird. Es werden vollautomatisch die übertragenen Transaktionsdaten sowie die Kassenabschlüsse im Format DSFinV-K in Ihr Archiv bei der Deutsche Fiskal übertragen. Bei diesem Archiv handelt es sich um ein Langzeitarchiv, welches eine gesetzeskonforme Sicherung der Daten ermöglicht. Diese Daten stehen hier 15 Jahre zur Verfügung.
Wichtig: Dieses Archiv ist nicht mit dem WERBAS- Archiv zu vergleichen, welches in Ihrer WERBAS-Lizenz eventuell mit enthalten ist.
Weiter können innerhalb des Archivs finanzrelevante Dokumente, die Sie als Unternehmer vorhalten müssen, zusätzlich mit archiviert werden (Beispiel: Verfahrensdokumentationen). Im Falle einer Betriebsprüfung im Bereich Fiskalisierung, haben Sie eine zentrale Stelle, in welcher alle Daten vorgehalten werden.
Technische Beschreibung
Bei dem Anbieter Deutsche Fiskal handelt es sich um einen Cloud-Anbieter mit Sitz in Berlin. Die Rechenzentren des Anbieters befinden sich ebenfalls in Deutschland. Das bedeutet, dass alle Handlungen im Bereich der DSGVO in Deutschland sichergestellt sind.
Zwischen Ihrem WERBAS-Kassensystem und den Systemen der Deutsche Fiskal wird für die Übertragung der Daten ein Windows-Dienst installiert, der Fiskal Cloud Connector. Dieser Dienst hat die Aufgabe, alle Transaktionen aus Ihrer WERBAS-Kasse aufzunehmen und an die Systeme der Deutsche Fiskal weiterzuleiten.
In der WERBAS Gesamtstruktur kommt folgendes Schaubild zum Einsatz:
Alle Daten werden an den Dienst Fiskal Cloud Connector mittels des BO-Servers von WERBAS übermittelt. Falls Sie mehrere Kassen einsetzen, kann der Dienst Fiskal Cloud Connector parallel installiert werden. Die Kommunikation wird über die Verwendung unterschiedlicher Ports sichergestellt.
Systemanforderungen
Folgende Systemanforderungen müssen erfüllt sein:
- Permanente Anbindung zum Internet
- Je Instanz des Fiskal Cloud Connectors min. 1 GB Hauptspeicher/RAM
- Je Instanz des Fiskal Cloud Connectors min. 1 GB Festplattenplatz
- Windows-Server-Betriebssystem oder min. Windows 10 bei Einzelplatz
- Mindestversion WERBAS 7.6.x
- Der Fiskal Cloud Connector kann auf einem dedizierten Server installiert werden. Hier müssen ggf. Anpassungen der Firewall zur Kommunikation über die konfigurierten Ports sichergestellt werden.
Managementportal Deutsche Fiskal
Der Anbieter Deutsche Fiskal stellt für Sie als Unternehmer ein vollständiges Managementportal zur Verfügung. Innerhalb dieses Portals können Sie:
- Ihre Organisation / Betriebsstätten verwalten.
- Ihre Kassensysteme anlegen und verwalten.
- Die Transaktionsdaten Ihrer Kassen herunterladen.
- Alle Benutzer verwalten, die Zugriff auf dieses Portal haben sollen. Eine Rechteverwaltung steht Ihnen zu Verfügung.
- Auf das Langzeitarchiv zugreifen (falls gebucht).
Hinweis:
Da die WERBAS GmbH keinerlei Einfluss auf Änderungen im Managementportal hat, beschreibt dieses Dokument den Zustand zum Zeitpunkt seiner Erstellung. Änderungen durch die Deutsche Fiskal sind jederzeit möglich. Des Weiteren wird in diesem Dokument das Managementportal der Deutsche Fiskal nicht vollständig beschrieben. Eine vollständige Dokumentation steht im Dokumentation Portal der Deutsche Fiskal (siehe Punkt 7) zur Verfügung.
Zugang
Das Managementportal der Deutsche Fiskal erreichen Sie über folgende URL:
https://www.deutsche-fiskal.de
Klicken Sie auf den Button PORTAL-LOGIN. Daraufhin erscheint das Anmeldefenster, in welchem Sie Ihre Zugangsdaten eingeben und sich anmelden können:
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Die notwendigen Zugangsdaten werden im Zuge Ihrer Ersteinrichtung gemeinsam mit dem Service-Team der WERBAS GmbH eingerichtet. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über die Funktion Passwort vergessen per E-Mail-Validierung ein neues Passwort erstellen. Die Funktion Angemeldet bleiben ermöglicht ein Langzeit-Login, welches ein erneutes Anmelden an ihrem Arbeitsplatz überflüssig macht.
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Aufbau und Bereiche
Nach erfolgreicher Anmeldung erreichen Sie das Dashboard innerhalb des Managementportals:
Während der linke Bereich die Navigation innerhalb des Portals bereitstellt, werden Ihnen im rechten Bereich alle relevanten Werte angezeigt:
- Anzahl der eingerichteten Organisationen
- Anzahl der eingerichteten Betriebsstätten
- Anzahl der eingerichteten TSE-Zertifikate
- Anzahl der eingerichteten EAS (Kassensysteme)
Export Kassenabschlüsse im Format DSFinVK
Neben der Speicherung der Kassentransaktionen, sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, die Kassenabschlüsse im Format DSFinVK zu exportieren und zu sichern. Ohne dem Modul TSE-Archiv der Deutsche Fiskal können Sie das jederzeit im Zuge des Kassenabschlusses in WERBAS vornehmen und die exportierten Daten anschließend selbst sichern.
Manueller Export über Kassenbuch (ohne Archiv – Sie sichern selbst)
Für einen manuellen Export des Kassenbuches öffnen Sie über den Menüpunkt Auftrag – Kasse – Kassenbuch die Maske [[M10803] Kassenbuch].
Über die Schaltfläche Abschlüsse werden Ihnen alle getätigten Abschlüsse der gewählten Kasse angezeigt.
Nachdem ein Kassenabschluss per Mausklick ausgewählt worden ist, kann der Export über den Button DSFinV-K zu einem Abschluss schreiben gestartet werden.
Diese Datei ist anschließend gesetzeskonform zu behandeln.
Automatischer Export an Langzeitarchiv
Sollten Sie zusätzlich das optionale Langzeitarchiv der Deutsche Fiskal gebucht haben, kann der Export des Kassenabschlusses vollständig im Zuge des Abschlusses automatisiert werden.
API Key im Managementportal erzeugen
Damit der Upload vorgenommen werden kann, ist es notwendig, dass im Managementportal ein API-Key erzeugt wird. Wechseln Sie hierzu zum Punkt API-Zugriff.
Hier finden Sie alle bereits erzeugten Schlüssel und können diese verwalten. Zur Generierung eines neuen Schlüssels, wählen Sie das Plus-Symbol (oben rechts).
- Vergeben Sie einen Namen für den Schlüssel.
- Wählen Sie die Ebene, auf der der Schlüssel aktiv sein soll:
- Betriebsstätte
- Organisation
Durch Klick auf Anlegen wird der Schlüssel erzeugt. Das System bestätigt anschließend die Anlage durch Anzeige des dabei generierten Passworts. Dieses Passwort ist erforderlich für die weitere Einrichtung unter Punkt 10.2.2.
Wichtig: Dieses Passwort wird Ihnen nur in diesen Moment angezeigt. Eine spätere Änderung / Einsicht ist nicht möglich. Notieren Sie sich daher unbedingt dieses Passwort!
Nachdem das Fenster geschlossen wurde, finden Sie in der Liste neben eventuell bereits vorhandenen Schlüsseln den gerade neu angelegten:
Per Doppelklick auf den Schlüssel können die Schlüsseldetails angezeigt werden:
Notieren Sie sich die Werte unter Login sowie Betriebsstätten-ID für die weitere Einrichtung unter Punkt 10.2.2.
Automatischen Upload in WERBAS konfigurieren
Voraussetzung für die Einrichtung ist die Abarbeitung der Schritte unter Punkt 10.2.1. Folglich benötigen Sie:
- API Key
- API-Passwort
- Betriebsstätten-ID
Zur Konfiguration in WERBAS öffnen Sie über den Menüpunkt Auftrag – Kasse – TSE Stamm die Maske [[M10812 TSE Stamm] und wählen die Cloud-TSE aus, welche für die Archivierung eingerichtet werden soll.
Im Register Cloud Archiv tragen Sie die generierten Werte ein und speichern diese:
Das Archiv ist nun komplett eingerichtet.
Automatischen Export bei Kassenabschluss durchführen
Ist dieses Modul aktiviert, wird automatisch bei Abschluss eines Kassenbuches der Export im Format DSFinV-K an das Archiv übermittelt. Das wird vollständig automatisiert durchgeführt nach Klick auf den Punkt Abschließen in der Maske [[M10803] Kassenbuch]:
Im Managementportal kann auf Ebene der Betriebsstätte kontrolliert werden, ob der Upload erfolgreich war. Das geschieht unter dem Reiter Archiv innerhalb der Betriebsstätte:
Sicherung der Daten
Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, die Daten im Bereich der Fiskalisierung zu sichern und gemäß der gesetzlichen Frist aufzubewahren. Mithilfe der zwei Möglichkeiten, können Sie selbst entscheiden, wie das realisiert werden kann.
Ohne Verwendung der Langzeitarchivierung
Sollten Sie das Langzeitarchiv der Deutsche Fiskal nicht verwenden, sind Sie selbst für die Sicherung der finanzrelevanten Daten verantwortlich. Um dies zu ermöglichen, stehen ihnen folgende Möglichkeiten zu Verfügung:
- Im Prozess des Kassenabschlusses:
Manueller Export und Sicherung des Kassenabschlusses im Format DSFinV-K (Punkt 10.1) - Im Bereich der Transaktionsdaten:
Manueller Download der Transaktionsdaten im Managementportal (Punkt 11.1.1)
In beiden Fällen müssen die Daten durch Sie manuell gesichert werden, damit im Falle einer Betriebsprüfung innerhalb der gesetzlichen Fristen darauf zugegriffen werden kann.
Download der Transaktionsdaten im Managementportal
In den Betriebstätten-Details unter dem Reiter TSE-Log können die Transaktionen tageweise heruntergeladen und gesichert werden:
Erinnerung zum Download der Transaktionsdaten
Um einen Download der Transaktionsdaten nicht zu verpassen, kann im Managementportal unter dem Punkt Konfigurationen ein Erinnerungsmail eingerichtet werden, bevor die Daten gelöscht werden.
Im Bereich TSE-Log Ablaufbenachrichtigung können mehrere Mailadressen eingerichtet werden, welche informiert werden sollen.