Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation nach GoBD
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 28.11.2019 eine Neufassung seiner GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) aus dem Jahr 2014 veröffentlicht.
In diesem GoBD-Erlass wurde festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Ein wichtiger Punkt darin ist die Verfahrensdokumentation. Das bedeutet, das jedes Unternehmen auf Anfrage durch die Finanzverwaltung eine solche spezifische Dokumentation vorlegen können muss.
Das Wichtigste vorab:
- Sie sind verpflichtet, für jedes DV-System eine übersichtliche gegliederte Verfahrensdokumentation zu erstellen.
- Eine korrekte Verfahrensdokumentation muss VOR einer Betriebsprüfung vorhanden sein!
- Was den Bereich von WERBAS.NET betrifft, haben wir für Sie eine Verfahrensdokumentation vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zum Download anbieten.
- Das Dokument ist aber nur ein Teil der Verfahrensdokumentation, den Sie als Nachweis gegenüber Ihrem Finanzamtsprüfer brauchen.
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Die Schnittstelle Datenträgerüberlassung GoBD (ehemals GDPdU) ist ebenfalls kostenfrei im Produkt WERBAS//KSR .NET enthalten.
WICHTIG: Für den Einsatz der GoBD Schnittstelle ist zwingend ein Update auf eine Version höher 7.6.X erforderlich!
- Unser Partner interev unterstützt Sie bei der Ausarbeitung Ihrer persönlichen Verfahrensdokumentation.
In dieser Verfahrensdokumentation muss der Unternehmer alle mit dem Rechnungswesen verbundenen Prozesse lückenlos abbilden und nachweisen.
Das bezieht sich auf:
- IT-Systeme & Software
- Rechnungseingang und -ausgang
- Umgang mit Buchhaltungsbelegen
- Zuständigkeiten & Berechtigungen innerhalb des Unternehmens
- Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Beratern wie Steuerberatern
- Vertragsmanagement
- Zahlungsverkehr
- Inventuren
Damit ist die Verfahrensdokumentation ein umfassendes Handbuch zum Rechnungswesen im Betrieb.
Wichtig: Wenn der Betriebsprüfer vor Ort ist und Sie können keine korrekte Verfahrensdokumentation vorlegen, ist es bereits zu spät. Dies kann nicht mehr nachgeholt werden. Die VA muss vorher vorhanden sein!
Verfahrensdokumentation nach GoBD mit WERBAS//KSR .NET und interev
Wir haben unsere Geschäftsprozesse von unserem Partner interev analysieren und dokumentieren lassen. Dieser WERBAS//KSR .NET Teil liegt nun vor und kann von Ihnen hier kostenlos heruntergeladen werden.
Bitte alle gelb markierten Stellen überarbeiten
Bitte alle Felder ausfüllen
(Falls die Länge der Felder in diesem PDF nicht ausreichen, nutzen Sie bitte die WORD-Datei und überarbeiten Sie die gelb markierten Textpositionen)
Wichtig: Dieses Dokument ist aber nur ein Teil der Verfahrensdokumentation, den Sie als Nachweis gegenüber Ihrem Finanzamtsprüfer brauchen. Das Dokument muss zwingend nachbearbeitet werden. Entweder von Ihnen selbst, mit Hilfe Ihres Steuerberaters oder mit Unterstützung unseres Partners interev.
Was WERBAS//KSR für das Produkt .NET und unser Partner interev Ihnen bieten können:
- interev hat sich intensiv mit den Abläufen in WERBAS auseinandergesetzt und kann gemeinsam mit Ihnen Ihre Verfahrensdokumentation erstellen.
- Diese Dienstleistung ist kostenpflichtig. interev erstellt Ihnen gerne ein Pauschalangebot.
Der Ablauf der Erstellung der Verfahrensdokumentation mit interev
- Wenn Sie Interesse an der Unterstützung durch interev haben und deren Dienstleistung beauftragen wollen, setzen Sie sich bitte direkt mit interev in Verbindung. Die Kontaktdaten finden Sie nachstehend. Geben Sie bitte an, dass Sie WERBAS//KSR-Kunde sind.
- Interev setzt sich dann mit Ihnen in Verbindung und erfasst gemeinsam mit Ihnen Ihre entscheidenden Geschäftsprozesse. Basis dafür ist die vorbereitete Verfahrensdokumentation von WERBAS//KSR für das Produkt .NET.
- interev erstellt auf Basis aller Informationen dann Ihre persönliche Verfahrensdokumentation.
Kontaktdaten zu interev:
interev GmbH
Jürgen Recha
Robert-Koch-Straße 55
30853 Langenhagen
Tel. 0511 / 89 79 84 10
Kontaktformular: https://www.interev.de/kontakt/
Weitere Informationen zur Verfahrensdokumentation (VD) nach GoBD
Was ist die GoBD
GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
Was sind die wichtigsten Grundprinzipien der GoBD
Gemäß der GoBD sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Zusammengefasst für Sie:
Das Kapitel 10.1 der GoBD ist Pflicht für Sie und sagt aus, es muss für jedes DV-System eine übersichtliche gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.
Diese Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen und technisch gewollten Prozess von Ihrem Unternehmen.
Diese Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus:
- einer allgemeinen Beschreibung
- einer Anwenderdokumentation
- einer technischen Systemdokumentation
- einer Betriebsdokumentation
Der letzte Satz im Kapitel 10.1 GoBD: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Bedeutet im Umkehrschluss, wenn die Nachvollziehbarkeit oder Nachprüfbarkeit bei einer fehlenden oder ungenügenden VD besteht, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchhaltung verwerfen und eine Steuerschätzung durchführen. Mindestens einen Aufschlag von 30 % bewirkt eine Steuerschätzung.
Es besteht lt. §257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen) für Sie eine Dokumentationspflicht.
Weiterführende Informationen und Links:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html