Was wird archiviert
Betreiben Sie ein Elektronisches Kassensystem EKS mit einer TSE, archiviert das Software Management Center SMC jeden Tag die TSE-Protokolle des EKS.
Dabei werden die TSE-Protokolle in der SMC Datenbank komprimiert abgelegt.
Bitte beachten Sie:
- Die Archivierung arbeitet tageweise, d. h. es wird immer ein kompletter Tag archiviert.
- Es erfolgt erst dann eine Archivierung, wenn ein kompletter Tag (24 Std.) vorbei ist.
- Die jüngste Archivierung ist daher der vorgestrige Tag, bis “Heute” die Archivierung des gestrigen Tags ausgeführt wird.
Voraussetzung für die Archivierung in der SMC-DB
Damit die Archivierung korrekt arbeitet, muss der SMC-Service den Fiscal Cloud Connector FCC erreichen können.
Hierfür wird der gleiche Port (TCP) genutzt, der bei der Konfiguration angegeben wurde und auch in der TSE-Konfiguration steht, z. B. “20.001”.
- Laufen sowohl der SMC-Server Dienst als auch FCC auf dem gleichen Rechner ist die Nutzung desselben Ports, z. B. 20.001, ohne Probleme möglich.
- Sind SMC-Server Dienst und FCC auf unterschiedlichen Rechnern installiert,
- muss sichergestellt werden, dass auf dem Rechner mit dem FCC der konfigurierte Port, z. B. 20.001, via TCP als eingehender Port erreichbar ist.
- Hierzu muss eine entsprechende Firewall Ausnahme konfiguriert werden.
Ist das nicht der Fall, kann SMC nicht die von EKS erstellten Protokolldateien in die SMC-Datenbank übertragen.
Archiv der TSE-Protokolle öffnen
Um sich einen Überblick zu verschaffen, können Sie die Liste der TSE-Protokolle einsehen.
Dazu öffnen Sie VCS. Öffnen Sie Stammdaten | Einstellungen und wechseln Sie zur Kategorie „Sonstige“. Öffnen Sie “Kassen Einstellungen“ .
In den Kassendefinitionen klicken Sie auf ”Archiv TSE-Protokolle“. Die Liste der vorhanden TSE Protokolle öffnet sich.
In der Liste sind alle Protokolle enthalten.
- Name: Namen der Kasse
- Vom: Der Tag, der archiviert wurde
- Erstellt: Der Tag, an dem die Archivierung erstellt wurde
Tipp
Einen aktuelle Stand der Archivierung erhalten Sie mit Klick auf “Übersicht”.
Übersicht über Archivierung
Klicken Sie in "TSE Protokolle" auf "Übersicht", öffnet sich “Übersicht über Archivierung”.
Je Kasse wird in der Spalte “Letzte Archivierung” angezeigt, welches der letzte bzw. jüngste archivierte Betriebstag ist.
TSE-Protokolle exportieren
Mit “Export” können die TSE-Protokolle exportiert werden, z. B. für eine Kassen-Nachschau bzw. eine Datenüberlassung im Rahmen einer Steuerprüfung.
Es öffnet sich “Export archivierter TSE-Protokolle”.
Wählen Sie die zu exportierende Kasse und den Zeitraum ausgewählt.
Klicken Sie “Exportieren”.
Die Protokolle werden im Dateiformat ".tar" exportiert.
TAR-Dateien in einem Langzeitarchiv speichern
Nutzen Sie das Kassensystem EKS zusammen mit einer TSE, müssen Sie zusätzlich zur VCS-Datenbank ihre SMC-Datenbank sichern, da diese die TSE-Protokolle enthält.
Bitte beachten Sie: Für die TSE-Protokolle gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
tse.TseArchive-Dateien sichern
Die tse.TseArchive-Dateien haben das Dateiformat Tape-Archiv (TAR). Diese TAR-Dateien müssen von Ihnen unbedingt in ihrem Langzeitarchiv abgelegt werden.
Sollte eine Kassennachschau oder eine Betriebsprüfung in der Zukunft anstehen, bei der sich der Prüfungszeitraum mit dem Zeitraum des Exportes überschneidet, werden diese TAR-Dateien vom Prüfer des Finanzamts benötigt!
Aufgrund der Wichtigkeit der TAR-Dateien wird dringend empfohlen, mindestens die SMC-Datenbank über die SMC-Backup Technologie zu sichern, auch wenn parallel dazu andere Sicherungsmethoden der KSR-Datenbanken angewendet werden. Somit ist eine zweite Sicherung der steuerrelevanten Daten vorhanden, falls die erste Sicherung ausfällt.
Beachten Sie hierzu das Kapitel “Langzeitarchivierung durch den Kfz-Betrieb” in der Schulungsunterlage “Einrichtung von EKS für die Kassensicherungsverordnung”.