So können Sie die Maske [M11203] Sammelrechnungen öffnen: Menü
Auftrag/Sammelrechnungen
Sie können für einen Kunden mehrere Rechnungen zu einer Sammelrechnung
zusammenfassen. In dieser Maske werden alle fälligen Sammelrechnungen gesucht,
angezeigt und können ausgedruckt werden.
Voreinstellungen
Damit für einen Kunden Sammelrechnungen erstellt werden können, müssen
entsprechende Einstellungen vorgenommen werden.
1. Öffnen Sie die Maske [M12201] Kundenstamm des Kunden, der Sammelrechnungen
erhalten soll.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Auftrag.
3. Aktivieren Sie die Option Sammelrechnung akt.
4. Aktivieren Sie eine der Optionen Bei Err. Kreditlimit oder Bei Err. Zeitpunkt.
Bei Err. Kreditlimit
Option aktiviert: Wenn bei einem Kunden das Kreditlimit erreicht ist, werden
dessen abgeschlossene Aufträge in der Maske [M11203]
Sammelrechnungen aufgeführt und die Sammelrechnung kann gedruckt
werden. Das Kreditlimit können Sie in der Registerkarte Geld in der Maske
[M12201] Kundenstamm festlegen.
Bei Err. Zeitpunkt
Option aktiviert: Wenn bei einem Kunden der definierte Zeitpunkt erreicht ist,
werden dessen abgeschlossene Aufträge in der Maske [M11203]
Sammelrechnungen aufgeführt und die Sammelrechnung kann gedruckt
werden.
Den Zeitintervall können Sie in der Maske [M12201] Kundenstamm in der
Registerkarte Auftrag über die Eingabefelder Alle, Tage am und
Beginnend mit festlegen. Der Beginn der Sammelrechnung kann nach
Wochen- oder Kalendertag unterschieden werden. Für einen Beginn nach
Wochentag muss der Wert größer als sechs sein, für einen Beginn nach
Kalendertag größer als 27. Im Eingabefeld Alle Tage kann anschließend ein
Wochen- oder Kalendertag ausgewählt werden.
i Wenn Sie keine der beiden Optionen aktivieren, werden die abgeschlossenen
Aufträge des Kunden generell in der Maske [M11203] Sammelrechnungen
aufgeführt.
5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>.
Hinweis
- Für die Sammelrechnungen werden die Zahlungsbedingungen verwendet, die für den
jeweiligen Kunden in der Maske [M12201] Kundenstamm in der Registerkarte
Geld hinterlegt sind. Wenn in einem Auftrag in der Rgisterkarte
Rechnungsadressen andere zugewiesen wurden, werden diese für diesen Auftrag
verwendet. - Es wird die Einstellung eines Nummernkreises für Sammelrechnungen empfohlen.
Nummernkreis
1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen.
>> Die Maske [M12232] Nummernkreise wird geöffnet.
2. Markieren Sie den Eintrag SAM Sammelrechnung.
3. Tragen Sie in den Eingabefelder von und bis den Nummernkreis ein.
4. Wählen Sie gegebenenfalls in der Auswahlbox Präfix das Jahrespräfix aus.
5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>.
Sammelrechnung drucken
1. Öffnen Sie die Maske [M11203] Sammelrechnungen.
>> Im oberen Bereich der Maske werden alle Kunden mit offener Sammelrechnung
aufgelistet. Im unteren Bereich der Maske werden alle abgeschlossenen Aufträge des
im oberen Maskenbereich markierten Kunden angezeigt.
2. Markieren Sie im oberen Bereich den Kunden, für den Sie die Sammelrechnung
erstellen möchten.
3. Wählen Sie bei Bedarf in der Auswahlbox Auftr.-Art die Auftragsart aus, zu der Sie
Sammelrechnungen erstellen möchten.
i Falls ein Auftrag von dem Sammelrechnungsdruck ausgeschlossen werden muss,
müssen Sie den Auftragsabschluss zurücknehmen und auf in Arbeit zurückgesetzen.
4. Öffnen Sie den Menüpunkt Drucken.
5. Markieren Sie im Dialog Druckformulare das Druckformular Sammelrechnung.
6. Klicken Sie bei Bedarf zuerst auf <Vorschau> oder direkt auf <Drucken>.
>> Wenn eine der Rechnungen Rabattpositionen enthält, erscheint eine Abfrage, ob
Rabatte gedruckt werden sollen.
7. Bestätigen Sie diese Frage entsprechend.
>> Die Sammelrechnung wird gedruckt.
Hinweis
Alle Aufträge, die aus der Sammelrechnung geöffnet werden, werden in der Maske
[M11104] Auftrag daraufhin überwacht, ob sich der Zustand ändert. Je nachdem, wie die
Aufträge bearbeitet werden, werden diese in der Sammelrechnung aus der Liste
herausgenommen (Änderung Abgeschlossen -> In Arbeit) oder wieder hinzugefügt
(Änderung In Arbeit -> Abgeschlossen). Wenn sich bei einem Auftrag mit dem Status In
Arbeit die Auftragsart ändert und dieser danach abgeschlossen wird, wird der Auftrag in
die entsprechende Auftragsart in der Sammelrechnung „geschoben“. Dabei werden die
Aufträge berücksichtigt, die aus der Sammelrechnung heraus geöffnet wurden.