Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge?

Informationen dazu, wie NXT Core beim Scannen eines Fahrzeugscheins bestehende Kunden und Fahrzeuge erkennt

Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter den Fahrzeugscheinscanner verwenden, um einen Kunden und ein Fahrzeug anzulegen, kann es vorkommen, dass der Kunde und/oder das Fahrzeug bereits in NXT Core angelegt wurde.
 
Um zu vermeiden, dass derselbe Kunde oder dasselbe Fahrzeug mehrfach angelegt wird und somit unnötige und verwirrende Duplikate erzeugt werden, fragt NXT Core nach, wenn es ein potenzielles Duplikat beim Scan eines Fahrzeugscheins erkennt.

Sie wissen nicht, wie Sie einen Fahrzeugschein scannen?

Schauen Sie mal hier: Wie scanne ich einen Fahrzeugschein? 

 

Erkennung von bereits angelegten Kunden

Hinweis 

Die folgenden Erklärungen zeigen Screenshots aus einem früheren Stand, in dem es noch nicht möglich war, Organisationen als Kunden anzulegen. Die Erkennung von bereits angelegten Kunden funktioniert jedoch nach wie vor identisch - auch mit Organisationen. NXT Core prüft, ob der Organisationsname bereits in einem Kunden hinterlegt ist und zeigt potenzielle Duplikate entsprechend an.

 

Wenn Sie einen Fahrzeugschein scannen, landen Sie nach einem erfolgreichen Scan in Schritt 2 Kunde bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die vom Scanner erkannten Daten zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren. Um zu vermeiden, dass Sie mit dem Scan des Fahrzeugscheins einen Kunden anlegen, der bereits angelegt wurde, erhalten Sie in diesem Schritt eine zusätzliche Auswahl an Kunden, die möglicherweise infrage kommen.

Folgendes Beispiel erläutert, wie NXT Core Sie bei der Erkennung von bereits angelegten Kunden im Fahrzeugscheinscanner unterstützt: Es wird ein Fahrzeugschein der Halterin "Alexandra Beispiel" mit der Adresse "Am Hohlen Graben 52 in Kraut-Weidlingen" gescannt und die Eingabefelder Vorname und Nachname (Bild 1, Nummer 1 und Nummer 2) sowie die Postanschrift entsprechend automatisch ausgefüllt.

NXT Core hat erkannt, dass die eingescannten Daten möglicherweise einen bereits angelegten Kunden beschreiben und zeigt deshalb eine Auswahl an Vorschlägen an.
NXT Core hat erkannt, dass diese Kundin eventuell bereits angelegt wurde, und zeigt Ihnen die Hinweismeldung "Es existieren bereits Kunden mit dem Namen Alexandra Beispiel" an. Dort werden zwei Kunden vorgeschlagen, die Sie aktualisieren können, anstatt mit den gescannten Daten (Bild 1, Nummer 3) einen neuen Kunden anzulegen:
 
  1. Vorschlag: Die Kundin "Alexandra Beispiel" mit der Postanschrift "Am Alten Schloss 1 in Krautweidlingen" und der Kundennummer "10030" (Bild 1, Nummer 4)
  2. Vorschlag: Die Kundin "Alexandra Beispiel-Kerner" mit der Postanschrift "Kanarienweg 23 in Kappelsing" und der Kundennummer "10031" (Bild 1, Nummer 5)
Sie können nun selbst bewerten, ob die Vorschläge von NXT Core tatsächlich den Kunden im Fahrzeugschein enthalten oder ob es sich nur zufälligerweise um Kunden mit dem gleichen oder ähnlichen Namen handelt.

In unserem Beispiel ist es so:

  1. Bei dem 2. Vorschlag "Beispiel-Kerner, Alexandra" (Bild 1, Nummer 5) handelt es sich um eine andere Kundin, dieser Vorschlag trifft also nicht zu.
  2. Bei dem 1. Vorschlag "Beispiel, Alexandra" (Bild 1, Nummer 4) handelt es sich tatsächlich um dieselbe Kundin, nur mit veralteten Daten in der Postanschrift.

Keine Angst 

Sie können jeden Vorschlag anklicken und ihn damit auswählen. Alle Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend mit den Daten des Kunden - keine Angst, Sie können auch jederzeit wieder die Option unter gescannten Daten auswählen, sollte es sich doch nicht um denselben Kunden handeln. Dann landen Sie wieder bei den ursprünglich gescannten Daten und können damit einen neuen Kunden anlegen.

 
In unserem Beispiel wird der Vorschlag “Beispiel, Alexandra” ausgewählt. Die Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend und die Postanschrift enthält nun die Daten aus dem angelegten Kunden. Diese sind jedoch veraltet.
Ein vorgeschlagener Kunde (1) wurde ausgewählt. Die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, werden mit den Daten des bestehenden Kunden aktualisiert (2,3).
Mit Klick auf den Button ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren, können Sie die erfassten Daten aus dem Scan für den ausgewählten Kunden übernehmen. In unserem Beispiel ergibt das Sinn, denn der Fahrzeugschein enthält die neue Postanschrift der Kundin.

Ursprüngliche Kundendaten 

Sie können auch hier jederzeit wieder zurück zu den ursprünglichen Kundendaten eines Vorschlags wechseln: Markieren Sie dazu einfach einen anderen Vorschlag und dann wieder den vorherigen Vorschlag.

 
Nach Klick auf "Ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren" wurden die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, mit den Daten aus dem Scan aktualisiert.

Haben Sie die Vorschläge geprüft und den richtigen ausgewählt und ggf. aktualisiert, können Sie mit Klick auf Weiter zum Fahrzeug den Prozess normal fortsetzen.

In Schritt 4 Zusammenfassung wird Ihnen dann nochmal angezeigt, welche Änderungen vorgenommen werden, sobald Sie auf Übernehmen klicken.

In unserem Beispiel wird der bestehende Kunde mit der Kundennummer 10030 aktualisiert - es wird also kein neuer Kunde angelegt. Die Postanschrift wird entsprechend mit den Daten aus dem Fahrzeugschein aktualisiert. Das ist so, weil zuvor in Schritt 2 der Vorschlag "Beispiel, Alexandra" ausgewählt wurde, anstatt mit den gescannten Daten einen neuen Kunden anzulegen.

Übernehmen 

Erst mit Klick auf Übernehmen werden die Daten aktualisiert und dauerhaft gespeichert. Sie können also jederzeit nochmal zurück, sollte etwas nicht stimmen.

 
Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehender Kunde mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.
 

Erkennung von bereits angelegten Fahrzeugen

Wenn Sie einen Fahrzeugschein scannen und die Bearbeitung der Kundendaten (Schritt 2) abgeschlossen haben, landen Sie in Schritt 3 Fahrzeug bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die vom Scanner erkannten Daten zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren. Um zu vermeiden, dass Sie mit dem Scan des Fahrzeugscheins ein Fahrzeug anlegen, das bereits angelegt wurde, erhalten Sie in diesem Schritt eine zusätzliche Auswahl an Fahrzeugen, die möglicherweise infrage kommen.
 
 
Folgendes Beispiel erläutert, wie NXT Core Sie bei der Erkennung von bereits angelegten Fahrzeugen im Fahrzeugscheinscanner unterstützt: Es wird ein Fahrzeugschein eines "Skoda Octavia" mit dem Kennzeichen "NXT WE 1" und der FIN "ABC123DEF456GHJ78" gescannt und die entsprechenden Eingabefelder automatisch aufgefüllt.
 
Schritt 3 Fahrzeug befüllt die Eingabefelder automatisch mit den gescannten Daten vor. NXT Core hat jedoch erkannt, dass bereits ein Fahrzeug mit der identischen FIN angelegt ist. Daher wird Ihnen angezeigt, dass Sie nur das "Bestehende Fahrzeug" bearbeiten können, aber kein neues mehr anlegen.


NXT Core hat erkannt, dass dieses Fahrzeug eventuell bereits angelegt wurde, und zeigt Ihnen die Hinweismeldung "Es existiert bereits ein Fahrzeug mit dieser FIN" an. Dort wird das Fahrzeug angezeigt, dessen Daten Sie verwenden können (Bild 1, Nummer 4).  Alternativ können Sie die gescannten Daten verwenden, um das Fahrzeug mit den gerade gescannten Daten zu aktualisieren.

Kein neues Fahrzeug 

Sie können jedoch - im Gegensatz zum Kunden -  kein neues Fahrzeug mit den gescannten Daten anlegen, da jede FIN eines Fahrzeugs in NXT Core einzigartig sein muss.

 
Sie haben hier also zwei Möglichkeiten:
 
  1. Den ersten Vorschlag (Bild 1, Nummer 3) auswählen (bzw. ausgewählt lassen): Dann wird das bestehende Fahrzeug mit den gescannten Daten aktualisiert oder
  2. Den zweiten Vorschlag  (Bild 1, Nummer 4) auswählen: Dann werden die bestehenden Daten des Fahrzeugs verwendet und die gescannten Daten ignoriert

Automatische Aktualisierung 

Sie können jeden Vorschlag anklicken und ihn damit auswählen. Alle Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend mit den Daten des Kunden - keine Angst, Sie können auch jederzeit wieder die Option unter gescannten Daten auswählen, sollte es sich doch nicht um denselben Kunden handeln. Dann landen Sie wieder bei den ursprünglich gescannten Daten und können damit einen neuen Kunden anlegen.

 

In Schritt 4 Zusammenfassung wird Ihnen dann nochmal angezeigt, welche Änderungen vorgenommen werden, sobald Sie auf Übernehmen klicken.

In unserem Beispiel wird das bestehende Fahrzeug aktualisiert - es wird also kein neues angelegt. Die Fahrzeugdaten (Modell, Hersteller, etc.) werden entsprechend mit den Daten aus dem Fahrzeugschein aktualisiert. Das ist so, weil zuvor in Schritt 3 der Vorschlag im Bereich gescannte Daten ausgewählt wurde.

Übernehmen

Erst mit Klick auf Übernehmen werden die Daten aktualisiert und dauerhaft gespeichert. Sie können also jederzeit nochmal zurück, sollte etwas nicht stimmen.

 
Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehendes Fahrzeug mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.

 


 
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