WERBAS Handbuch Modul Archiv/Dokumentenarchivierung

HANDBUCH

 

 

Modul Archiv/Dokumentenarchivierung

 

 

 


Einleitung

Das WERBAS-Archiv löst die Schnittstelle zu Find-it! ab, welche mit aktuellen Betriebssystemen nicht mehr lauffähig ist.

Das WERBAS-Archiv ist komplett in WERBAS integriert und nicht mehr als eigenständiges Programm zu betrachten. Alle Dokumente werden in der WerbasWeb-Datenbank abgelegt, außer es wurde eine separate Archiv-Datenbank angelegt. Eine Archivstruktur wie in Find-it! gibt es nicht mehr.

Die Dokumente werden Volltext-indiziert, das heißt, es kann auch nach Textpassagen in den Dokumenten gesucht werden. Eine Ausnahme davon sind Bilddokumente ohne Textinformationen. 

 

 

Voraussetzungen

Technische Voraussetzungen

  • Es wird mindestens die WERBAS-Version 3.160 benötigt. 
  • Mindestens MS SQL Server 2008 mit installierter Volltext-Engine (jetzt auch mit SQL 2019 Express möglich) 
  • PDF-Indexfilter (wird automatisch vom WERBAS-Installer mit installiert) 

 

 

Automatische Belegübergabe

Allgemeines zur Belegübergabe

Für das WERBAS-Archiv werden Dokumente nicht mehr im Tif-Format abgelegt, sondern als PDF/A. Beim Druck des Dokuments erzeugt List&Label zusätzlich eine PDF/A-Datei, welche dann mit entsprechenden Beschlagwortungs-Informationen im Archiv abgelegt wird. 

Belegübergabe einrichten

Die Übergabe ans WERBAS-Archiv wird über die Eigenschaften des Formulars in der Maske [[M21002] Druckformular Eigenschaften] gesteuert. Soll ein Beleg bei Druck archiviert werden, so muss bei der Option Formular an Archiv übergeben das Häkchen gesetzt sein.

Hinweis:

Die Maske [[M21002] Druckformular Eigenschaften] wird folgendermaßen aufgerufen: 

  • Menüleiste: Firma – Druckformulare – Druckformulare zu Belegarten 
  • Maske [[M21001] Druckformulare zu Belegarten] öffnet sich 
  • Markieren des betreffenden Formulars per Mausklick 
  • Mausklick auf den Button Eigenschaften (im unteren Hinweis Maskenbereich) 
 

 

Dokumente importieren

Einzelne(s) Dokument(e) importieren

Über die Maske [[M31000] Dokument archivieren] können einzelne Dokumente ins Archiv importiert werden. Diese Maske wird aufgerufen entweder über den Hauptmenüpunkt Archiv – Dokument archivieren oder über das BarBi Archiv – Dokument importieren in den Stamm-Masken (z.B. [[M11104] Auftrag], [[M11110] Auftragspositionen], [[M12201] Kundenstamm], [[M12301] Fahrzeugstamm] etc.).

 

Variante 1:

Klicken Sie auf das Fernglas, um nach Ihrem(-n) Dokument(en) zu suchen. 

 

Markieren Sie ein oder (durch Drücken und Halten der Strg-Taste) mehrere Dokumente und klicken Sie auf Öffnen.

 

Variante 2:

Markieren Sie in Ihrem Windows-Explorer mit der Maus die zu importierenden Dateien und ziehen Sie sie in den Drag & Drop-Bereich.

 

Nach beiden Varianten besteht die Möglichkeit, eindeutige Stichworte (Suchkriterien, Schlagworte) vor der Archivierung zu hinterlegen. Klicken Sie anschließend links unten auf den Button Archivieren.

 

Die Archivierung ist somit fertiggestellt. 

 

Hinweis:

Wenn die Maske [[M31000] Dokument archivieren] über den Hauptmenüpunkt Archiv – Dokument archivieren aufgerufen wird, wird keine Beschlagwortung vorgeschlagen: 

 

Nur beim Aufruf über die Stamm-Masken wird eine entsprechende Beschlagwortung vorgeschlagen, mit der das Dokument archiviert wird:

 

 

 

Verzeichnis importieren

Für einen Verzeichnisimport muss bei der Checkbox Verzeichnis das Häkchen gesetzt werden. Alle Dokumente im Verzeichnis werden dann mit der angegebenen Beschlagwortung archiviert.

 

Die Besonderheit hierbei ist, dass neben dem Namen des Verzeichnisses zusätzlich auch der Dateiname ins Stichwortfeld mit übernommen wird. Bereits eingetragene Werte werden aber nicht überschrieben. In diesem Fall wird der Dateiname am Ende der Beschlagwortung angefügt. 

 

Sofortübergabe

Mit Hilfe der Sofortübergabe können bereits gedruckte Rechnungen nachträglich ins Archiv übernommen werden. Die Rechnungen können entweder über Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder Rechnungsdatum selektiert werden. 

Die Maske [[M30910] Sofortübergabe] wird über den Hauptmenüpunkt Archiv – Sofortübergabe aufgerufen.

 

Hier gibt es die Möglichkeit, Rechnungen nach folgenden Kriterien zu selektieren und ins Archiv zu übertragen: 

  • Auftragsnummer 
  • Rechnungsnummer 
  • Rechnungsdatum 
  •  

Scanbox

Über den Hauptmenüpunkt Archiv – Scanbox oder über das BarBi Archiv – Dokument scannen – Scanbox in den Stamm-Masken wird die Maske [[M31001] Dokument scannen] aufgerufen.

 

Neues Dokument scannen

Hinweis:

Da es offiziell keine TWAIN-Treiber mehr gibt, kann dieser Punkt aktuell vernachlässigt werden! 

 

 

Um Dokumente zu scannen, muss ein Twain-Treiber lokal installiert sein und der Scanner muss am Arbeitsplatz eingerichtet und angeschlossen sein. Außerdem muss der Scanner TIF-Dokumente erzeugen. Nur TIF wird als Bildformat unterstützt im Scanprozess. 

Zum Scannen eines neuen Dokuments, klicken Sie auf den Button Scannen. Es erscheint die Twain-Maske des jeweiligen Scanners. Nehmen Sie die Einstellungen vor, mit denen das Dokument gescannt werden soll (Farbe, dpi, usw.) und scannen Sie das Dokument. 

Nach erfolgreichem Scanvorgang erscheint das neue Dokument in der Scanbox auf der linken Seite. Hier können beliebig viele Seiten abgelegt werden. Die Dokumente bleiben bis zur Archivierung in der Scanbox erhalten und sind somit auch nach einem Neustart von WERBAS wieder sichtbar. 

 

Gescannte Dokumente archivieren

Zum Archivieren müssen zusammenhängende Seiten in die Archivbox gelegt werden. Durch Doppelklick auf ein Dokument in der Scanbox wird es in die Archivbox verschoben.

Klicken Sie auf den Button Beschlagwortung, um das Beschlagwortungspanel auf der rechten Maskenseite zu öffnen.

 

Klickt man den Button Archivieren, werden alle Dokumente, die sich in der Archivbox befinden, gebündelt in ein PDF/A-Dokument konvertiert und im Archiv abgelegt. 

Nach erfolgreicher Archivierung werden die Dokumente aus der Scanbox entfernt. Ein Doppelklick auf ein Dokument der Archivbox verschiebt dieses wieder in die Scanbox. 

 

Zentraler Scanboxpfad

Es gibt 2 Möglichkeiten, gescannte Dokumente abzulegen. Der Standardweg ist, die Dokumente lokal auf dem Rechner zu speichern. Der Pfad hierzu befindet sich im User-Verzeichnis ded angemeldeten Benutzers unter \WERBAS\Werbas.Web\Archiv\Scanbox

Die 2. Möglichkeit besteht darin, die Dokumente auf dem Server abzulegen, damit alle Benutzer die Möglichkeit haben, diese Dokumente zu archivieren. Der Serverpfad muss dabei einmalig eingerichtet werden. Hierzu wird in der Voreinstellung WERBAS-Archiv – Scanboxpfad ein Verzeichnis auf dem Server als UNC-Pfad eingetragen (z.B. \\Server\Archiv\Scanbox). Wichtig ist, dass es sich um ein freigegebenes Verzeichnis handelt, auf das alle Benutzer Zugriff haben.

 

Scanbox – Funktionen im Kontextmenü

Im Kontextmenü (aufrufbar über die rechte Maustaste) stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

 

Dokumente suchen

Über den Hauptmenüpunkt Archiv – Dokument suchen oder über das BarBi Archiv – Dokumente suchen – direkte Suche in den Stamm-Masken wird die Maske [[M31002] Dokument suchen] aufgerufen.

 

Allgemeines zur Suche

Es kann nach einem beliebigen Begriff gesucht werden, der in das Feld Suchbegriff eingegeben wird. Als Standard wird immer im Volltext und in den Beschlagwortungsfeldern gesucht. Dies kann genauer spezifiziert werden, indem man die Häkchen bei Suchen in entfernt. So kann beispielsweise ein Wert ausschließlich in den Beschlagwortungsfeldern gesucht werden. 

Durch Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgelöst. 

 

Erweiterte Suche

Über den Button Erweiterte Suche werden auf der rechten Maskenseite alle Beschlagwortungsfelder einer bestimmten Vorlage angezeigt, welche über das Pulldown-Menü beim Feld Vorlage eingestellt werden kann.

 

Jetzt kann gezielt nach Beschlagwortungswerten gesucht werden, beispielsweise nach einer Belegnummer. Es werden dann nur noch Treffer angezeigt, die im Feld Belegnummer den entsprechenden Wert haben. 

 

Vorschau

Von einem markierten Dokument kann die Vorschau angezeigt werden, indem entweder die Leertaste einmal gedrückt oder zum Reiter Vorschau gewechselt wird.

 

Allgemeines zur Volltextsuche

Die Volltextsuche funktioniert in folgenden Dokumenttypen (Endungen): 

.URL  .cs  .ext  .idl  .mht  .pot  .shtml  .vbproj  .xlb 
.a  .csa  .faq  .idq  .mhtml  .pps  .snippet  .vbs  .xlc 
.ans  .csproj  .fky  .inc  .mk  .ppt  .sol  .vcproj  .xls 
.asc  .css  .h  .inf  .msg  .pptm  .sor  .vdw  .xlsb 
.ascx  .csv  .hhc  .ini  .obd  .pptx  .srf  .vdx  .xlsm 
.asm  .cxx  .hpp  .inl  .obt  .pub  .stm  .viw  .xlsx 
.asp  .dbs  .hta  .inx  .odc  .rc  .tab  .vsd  .xlt 
.aspx  .def  .htm  .jav  .odh  .rc2  .tdl  .vspscc  .xml 
.asx  .dic  .html  .java  .odl  .rct  .tlh  .vss  .xsd 
.bas  .doc  .htt  .js  .odp  .reg  .tli  .vsscc  .xsl 
.bat  .docm  .htw  .kci  .ods  .rgs  .txt  .vssscc  .xslt 
.c  .docx  .htx  .lgn  .odt  .rtf  .udf  .vst  .zip 
.cc  .dos  .hxx  .log  .one  .rul  .udt  .vsx   
.cls  .dot  .i  .lst  .p7m  .s  .url  .vtx   
.cmd  .dsp  .ibq  .m3u  .pdf  .scc  .user  .wri   
.cpp  .dsw  .ics  .mak  .pl  .shtm  .usr  .wtx   

 

Dokumente bearbeiten

Kopie erstellen und bearbeiten

Alle archivierten Dokumente werden durch Doppelklick immer schreibgeschützt geöffnet. In diesem Zustand können keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Wird ein Dokument über diesen Weg geöffnet und verändert, so kann das geänderte Formular nur als Kopie gespeichert werden. Beim Speichern des Formulars erscheint der Speichern-unter-Dialog von Windows. 

 

Original-Dokument bearbeiten

Hinweis:

Es können nur Dokumente bearbeitet werden, sofern die Datei-Art das zulässt (z.B. Text-, Word- oder Excel-Dateien). Bei Dateien, die nicht bearbeitbar sind (z.B. PDF- oder Grafikdateien), ist unter „Bearbeitung“ nur die Änderung der Beschlagwortung zu verstehen. 

 

 

Um ein Original-Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es explizit im Bearbeitungsmodus öffnen. Dazu klicken Sie in der Maske [[M31002] Dokument suchen] auf den Button Dokument bearbeiten. Sie werden gefragt, ob das Dokument zum Bearbeiten exklusiv belegt werden soll, weil an einem Dokument jeweils nur ein Benutzer arbeiten kann.

 

Antworten Sie hier mit Ja. Dadurch wird das Dokument exklusiv für Sie in den Bearbeitungsmodus gesetzt und geöffnet. Es kann jetzt bearbeitet werden. Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, speichern Sie Ihre Änderungen und schließen das Dokument wieder.

 

Hinweis:

Dokumente werden zum Bearbeiten in einem lokalen Verzeichnis abgelegt. Dieses Verzeichnis kann in den Voreinstellungen angegeben werden. Ist dort kein Verzeichnis angegeben, wird der lokale Temp-Pfad des Benutzers verwendet.

 

 

Um alle Dokumente zu sehen, die in Bearbeitung sind, klicken Sie auf den Button In Bearbeitung. Dabei öffnet sich die Maske [[M31003] Dokumente in Bearbeitung].

Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, müssen Sie es wieder ins Archiv legen. Dazu klicken Sie auf den Button Einchecken und Versionieren

Es öffnet sich die Maske [[M31004] Dokument einchecken]. Hier muss zwangsläufig ein Kommentar eingegeben werden. Gegebenenfalls kann die vorhandene Beschlagwortung angepasst werden.

 

Nachdem Sie auf den Button Speichern geklickt haben, schließt sich die Maske [[M31004] Dokument einchecken] und das bearbeitete Dokument wird in der Maske [[M31003] Dokumente in Bearbeitung] nicht mehr angezeigt.

 

Das Dokument mit den aktuellsten Änderungen wird als aktuelles Dokument markiert. Standardmäßig wird immer nur in den aktuellen Dokumenten gesucht. Wenn Sie auch in den vorherigen Versionen der Dokumente suchen möchten, aktivieren Sie die Checkbox Alle Versionen suchen und anzeigen.

 

Versand von Dokumenten als E-Mail Anhang

Um ein Dokument per E-Mail zu versenden, muss ein vollständig konfigurierter und funktionstüchtiger E-Mail-Client (z.B. Outlook) auf dem System vorhanden sein. Der E-Mail-Client muss in einer 32bit-Version auf dem PC installiert sein. 

Markieren Sie in der Maske [[M31002] Dokument suchen] die Dokumente, die Sie als Anhang eines E-Mails versenden möchten, und wählen Sie den Menüpunkt Export – E-Mail.

 

Der E-Mail-Client wird gestartet und Sie können das E-Mail vor dem Versenden bearbeiten. Die selektierten Dokumente befinden sich im Anhang des E-Mails.

 

Auslagerung von Dokumenten (Speichern Unter)

Markieren Sie die Dokumente, die Sie in ein Verzeichnis auslagern möchten, und wählen Sie den Menüpunkt Export – Speichern unter.

 

Es erscheint der Windows-Dialog, bei dem Sie das Verzeichnis wählen können, in welches die markierten Dokumente ausgelagert werden sollen. 

 

Als Dateiname wird der Wert im Stichwortfeld verwendet.

Artikel ID: 3282816

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