Wie kann ich einen Nummernkreis anpassen?
In der Unternehmensverwaltung Einstellungen → Nummernkreise → Aktion „Nummernkreis anpassen" über den Aktions-Button des jeweiligen Nummernkreises.
Im sich öffnenden Dialog können Sie das Format, Nächste Nummer und die Automatische Zurücksetzung einstellen.
Das Format anpassen
Das Format definiert, wie der Nummernkreis formal aufgebaut ist. Es stehen statische und dynamische Elemente zur Verfügung.
Statische Elemente
Das Format umfasst beliebige Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
Beispiele:
- Präfixe wie
RE-,INV/,WS1- - Suffixe wie
L,00 - Trennelemente wie
/,-
Erlaubte Zeichen:
- alphanumerisch (
a–z,0–9) - sowie
!"§$%&/()[]{}=?´+-'#*~_.,<>|
Empfehlung
Bei der Verwendung von Sonderzeichen ist darauf zu achten, dass nicht alle ERP-Systeme alle Sonderzeichen unterstützen. Von der technisch möglichen Verwendung von unkonventionellen Sonderzeichen wie zum Beispiel “&” raten wir ab.
Dynamische Platzhalter
Dynamische Platzhalter sind mit <<>>gekennzeichnete Elemente, die in einem abhängig von verschiedenen Faktoren (z.B. nächstee Nummer, Jahr, Monat, Tag) vom WERBAS//KSR NXT im Moment der Nummernkreisvergabe eingefügt werden. Folgende dynamischen Platzhalter stehen zur Verfügung:
Platzhalter |
Pflichtfeld | Bedeutung |
Beispiel (Oktober 2026) |
|---|---|---|---|
<<NUMBER>> |
JA | nächstee . Dieser Platzhalter muss im Format enthalten sein, da ohne kein GoBD-konformer Nummernkreis gegeben ist. |
1042 |
<<YYYY>> |
NEIN | Kalenderjahr, 4-stellig |
2026 |
<<YY>> |
NEIN | Kalenderjahr, 2-stellig |
26 |
<<MM>> |
NEIN | Kalendermonat, 2-stellig |
10 |
<<M>> |
NEIN | Kalendermonat, 1–2-stellig |
10 |
<<DD>> |
NEIN | Kalendertag, 2-stellig |
05 |
<<D>> |
NEIN | Kalendertag, 1–2-stellig |
5 |
Beispiele für gültige Formate
Format |
Ergibt (Beispiel) |
|---|---|
AN-<<NUMBER>> |
…AN-1042, AN-1043, AN-1044, usw. |
RE-<<YYYY>>-<<NUMBER>> |
…RE-2026-1042, RE-2026-1043, RE-2026-1044, …, RE-2027-1000, RE-2027-1001, usw. |
WS1-<<YY>><<MM>>-<<NUMBER>> |
…WS1-2610-1042, RE-2026-1043, RE-2026-1044, …, RE-2026-1145, RE-2026-1146, usw. |
Vorschau und Legende
- Vor dem Speichern wird eine Vorschau der nächsten Nummer angezeigt.
- NXT Unternehmensverwaltung prüft automatisch, ob das Format bereits für einen anderen Nummernkreis desselben Typs verwendet wird. Doppelte Formate werden mit einer Fehlermeldung verhindert, sodass GoBD-Konformität gewährleistet ist
Die Nächste Zahl anpassen
Die Nächste Zahl bestimmt den Inhalt des dynamischen Platzhalter <<NUMBER>>. Für jeden Stammdatensatz oder Dokument wird diese Zahl um 1 hochgezählt, sodass eindeutige und lückenlose Nummern vergeben werden.
Wichtig: Wenn Sie die nächste Zahl anpassen, kann es sein, dass die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Dokumentnummern nicht mehr gewährleistet ist. Passen Sie diese nur mit Vorsicht an und stimmen Sie ich mit ihrem Steuerberater oder Buchhaltung ab.
Aktuell kann die nächste Zahl ausschließlich erhöht werden. Diese Einschränkung ist vorhanden, um zu Nummernduplikate zu vermeiden.
Die Nächste Zahl automatisch zurücksetzen
Optional kann die nächste Zahl automatisch von NXT Unternehmensverwaltung zurückgesetzt werden. Dafür gibt es die folgenden Einstellungen:
| Einstellung | Standard | Beschreibung |
|---|---|---|
| nie zurücksetzen | Ja, Standard-Einstellung | Die Nächste Zahl erhöht sich mit jeder Ausgangsrechnung und wird nie automatisch zurückgesetzt |
| Zu Beginn jedes Kalenderjahres zurücksetzen |
Nein | Die Nächste Zahl erhöht sich mit jeder Ausgangsrechnung und wird zum Beginn jedes Kalenderjahres zurückgesetzt. Nur möglich, wenn das Format den Platzhalter <<YY>> oder <<YYYY>> enthält |
Falls sie die Option “Zu Beginn jedes Kalenderjahres zurücksetzen” können sie über ein zusätzliches Eingabefeld “Zurücksetzen auf” bestimmen, auf welchen Wert die Nächste Zahl bei Jahreswechsel zurückgesetzt werden soll.
