elektronische Rechnung in WERBAS mit der Schnittstelle XRechnung / E-Rechnung
Anleitung zur Verwendung der Schnittstelle X-Rechnung
Einleitung
Diese Anleitung dient als Unterstützung bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen. In einzelnen Schritten werden die notwendigen Voraussetzungen, die Prüfung von Aufträgen auf deren Basis eine elektronische Rechnung erstellt werden soll und der Export der elektronischen Rechnung beschrieben.
Abschließend erhalten Sie einen Überblick über Besonderheiten in Bezug auf verschiedene Konstellationen bei unseren Kunden. Hier versuchen wir, die unterschiedlichen Arbeitsweisen und WERBAS Systeme darzustellen, um daraus resultierend, die für Sie passende Lösung in Verbindung mit den bei Ihnen stattfindenden Prozessen darzustellen.
Voraussetzung
Um mit WERBAS elektronische Rechnungen erzeugen zu können, muss die Schnittstelle durch einen Servicemitarbeiter der Werbas KSR GmbH eingerichtet worden sein. Weitere Voraussetzung dafür, dass WERBAS eine elektronische Rechnung exportieren kann ist, dass die Einstellungen im Kundenstamm dafür vorgenommen wurden. Daher ist der erste Schritt, die Eingaben im Kundenstamm vorzunehmen.
Kundenstamm
Um die entsprechenden Eingaben für bestehende Kunden vornehmen zu können, müssen Sie die Maske [[M12301] Kundenstamm] öffnen, dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Kundenübersicht
Der klassische Weg führt über die Kundenübersicht. Öffnen Sie dafür über das Menü Stamm und den Menüpunkt Kundenübersicht (Tastaturkürzel: Strg+Umschalttaste+K). Suchen Sie dort den betreffenden Kunden, wählen Sie ihn aus und öffnen diesen mittels Doppelklick.
Schnellanlage
Ein weiterer Weg führt über die Schnellanlage, bei Anlage eines neuen Auftrags. Öffnen Sie über das Menü Auftrag und den Menüpunkt Schnellanlage (Tastaturkürzel: Strg+N) die Maske der Schnellanlage [[M11101] Auftrag Schnellanlage. Tragen Sie dort wie gewohnt das Kennzeichen, die Eigennummer oder bei Aufträgen ohne Fahrzeug den Kundennamen ein, ggf. müssen Sie hier noch genauere Bestimmungen vornehmen, z. B. wenn es mehrere Kunden mit dem gleichen Namen gibt. Bestätigten Sie evtl. auftretende Bemerkungen zu bestehenden Aufträgen, offenen Posten, PopUp zu Hinweisen, usw. bis die Schnellanlage entsprechend mit Kunden- und ggf. Fahrzeugdaten gefüllt ist. Über die Schaltfläche <Kd.-Stamm> oben rechts haben Sie nun die Möglichkeit in den Kundenstamm zu wechseln.
Auftrag / Auftragspositionen
Ebenfalls besteht die Möglichkeit den Kundenstamm aus der Maske [[M11104] Auftrag und der Maske für die Auftragspositionen [[M11110] Auftragspositionen] zu öffnen. Erstellen Sie dafür über die Schnellanlage wie oben dargestellt einen neuen Auftrag, oder öffnen Sie, wie Sie es bereits kennen, aus der Auftragsübersicht oder der Liste offener Aufträge einen bereits bestehenden Auftrag.
Hier haben Sie jeweils die Möglichkeit, über das Kontextmenü das Menü Kunden zu öffnen und dort entweder den Kunde zum Auftrag oder den Kunde zur Rechnung zu öffnen.
[[M11104] Auftrag
[[M11110] Auftragspositionen]
Wichtig!
Sollte bei einem Auftrag eine abweichende Rechnungsanschrift hinterlegt sein, dann müssen auch beim Rechnungskunden, die für eine elektronische Rechnung entsprechenden Informationen hinterlegt werden.
Hinweis
Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Möglichkeiten die Kundenstammmaske zu öffnen, z. B. Übersicht Kunde mit Fahrzeug, aus Modulen wie dem Werkstattkalender, direktes Öffnen über Kundeanlegen bei Neuanlage von Kunden, usw.
Wechseln Sie, nachdem Sie den Kundenstamm Maske [[M12201] Kundenstamm geöffnet haben, in den Reiter “elektronische Rechnung”.
Abhängig von der WERBAS Version finden Sie hier folgende Eingabemöglichkeiten
- Format der elektronischen Rechnung
- Referenz des Käufers (evtl. Leitweg-ID)
- Kundennummer des Verkäufers beim Käufer (dieses Feld ist nur bei aktuelleren Versionen verfügbar)
- Buyer electronic address (Peppol oder EMail) (diese Feld ist erst ab Version 9.4.0 verfügbar)
Format der elektronischen Rechnung:
Auch die hier zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten sind Modul- und Versionsabhängig. In jedem Fall stehen Ihnen die für die Erstellung von elektronischen Rechnungen notwendigen Formate zur Verfügung. Diese sind wie nachfolgend dargestellt:
- UBL - X-Rechnung in Universal Business Language
- CII - X-Rechnung als Cross Industry Invoice
Diese Formate können sowohl für X-Rechnungen an Behörden, wie z. B. THW oder Bundeswehr, als auch für elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft (Geschäftskundengeschäften) verwendet werden.
Hier ist es grundsätzlich erforderlich, das Sie das von Ihrem Geschäftspartner (Geschäftskunden/Behörden), in Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung “Käufer” genannt, bevorzugte Format erfragen. Sofern Ihnen hier keine Angaben gemacht werden, oder von Ihrem Käufer alle Formate verarbeitet werden können, wählen Sie UBL als Format aus.
Referenz des Käufers (evtl. Leitweg ID):
Dieses Feld ist aktuell ein Pflichtfeld. Die Erklärung liefert bereits der Text unterhalb des Feldes.
Die Referenz des Käufers wird vom Käufer, also Ihrem Kunden unabhängig davon ob Unternehmer oder Behörde, festgelegt. Hierfür kann Ihr Käufer z. B. Kontaktdaten, Abteilungen, Bürokennungen, Projektcodes, Kostenstellen, o. ä. festlegen. Tragen Sie diese Information hier ein. Öffentliche Auftraggeber verfügen hier über eine sog. Leitweg-ID. Fügen Sie bei Rechnungen an Behörden also hier die Leitweg-ID ein. Sollte Ihr Käufer hier keine Referenz festlegen, so eignet sich hier die Kunden- oder Debitorennummer als Referenz.
Kundennummer des Verkäufers beim Käufer:
Ein Eintrag hier ist nicht zwingend erforderlich und sollte nur auf ausdrücklichen Wunsch des Käufers erfolgen. Hier kann, sofern Ihr Unternehmen als Verkäufer mit seinem Kunden als Käufer eine direkte Geschäfts- und Gegengeschäftsbeziehung unterhält, von Ihrem Käufer gewünscht werden, dass Sie mit Ihrer elektronischen Rechnung die Kundennummer übermitteln, mit der er Sie als Kunden in seinem System führt. Im Regelfall bleibt dieses Feld leer.
Buyer electronic address (Peppol oder EMail):
Mit Einsatz der unterstützten X-Rechnungsversion 3.0.1 ist zwingend eine elektronische Adresse des Verkäufers, sowie eine elektronische Adresse des Käufers zu übermitteln.
Als elektronische Adresse des Verkäufers übermittelt WERBAS die im Firmenstamm hinterlegte E-Mailadresse.
Über das Auswahlfenster “Buyer electronic address” kann festgelegt werden, welcher elektronische Kontakt als elektronische Adresse des Käufers übermittelt wird. Zur Auswahl stehen:
- 0 - Übergabe E-Mail (Stadard)
- 1 - Für Peppol Leitweg-ID mit Schema 0204
- 2 - Für Peppol UStID mit Schema 9939
- 3 - soll nicht gefüllt werden
Fragen Sie hier bei Ihrem Kunden ab, welchen elektronische Kontakt Sie übermitteln sollen. Bei Behörden sollten Sie “1 - Für Peppol Leitweg-ID mit Schema 0204” einstellen.
Wenn alle Eingaben entsprechend den Vorgaben des Kunden vorgenommen, oder entsprechende Alternativeinträge gemacht wurden, sind die Änderungen über den Button <Speichern> zu bestätigen. Die Voraussetzungen beim Kunden dafür, dass eine elektronische Rechnung erstellt werden kann, sind damit abgeschlossen.
X-Rechnung prüfen
Wurden die entsprechenden Informationen im Kundenstamm eingetragen, vgl. Abschnitt Kundenstamm, steht ab sofort in der Auftragsmaske [[M11104] Auftrag] die Möglichkeit zur Verfügung, die X-Rechnung zu prüfen.
Hinweis:
Abweichungen zu dem nachfolgend gezeigten Prüfungsvorgang sind auf Abweichungen zur Standard WERBAS Lizenz zurückzuführen. Diese Abweichungen werden im Punkt Besonderheiten am Ende dieser Anleitung behandelt - auch zu erreichen über das seitlich dargestellte Inhaltsverzeichnis.
Tipp:
Da Änderungen nur bei Aufträgen vorgenommen werden können, die sich im Auftragszustand “in Arbeit” befinden, macht eine Prüfung auch nur bei Aufträgen Sinn, die sich in diesem Auftragszustand befinden. Dennoch ist es möglich, auch X-Rechnungen zu prüfen, deren Aufträge bereits den Auftragszustand “Fakturiert und gedruckt” haben, bei älteren WERBAS Versionen ist dies der Auftragszustand “Rechnung gedruckt”.
Über die Schaltfläche <X-Rechnung prüfen> kann geprüft werden, ob eine elektronische Rechnung auf Grundlage des vorliegenden Auftrags dem Standard der X-Rechnung entsprechen würde. Diese Prüfung kann beliebig oft wiederholt werden.
Um einen Auftrag, der zwischenzeitlich bearbeitet wurde und fertig zur Faktur ist, zu prüfen, wechseln Sie aus der Auftragsübersicht oder der Liste offener Aufträge über <Auftrag bearbeiten>, ggf. über die zuletzt bearbeiteten Aufträge, oder aber auch aus den Auftragspositionen über Auftrag in die Maske [[M11104] Auftrag.
Um die Prüfung zu starten, die Schaltfläche <X-Rechnung prüfen> anklicken. Es erscheint die Frage [142181] Frage, ob die X-Rechnung im Zielformat geprüft werden soll. Als Zielformat wird dabei das im Kundenstamm hinterlegte Format angezeigt. Bestätigen Sie diese Meldung über die Schaltfläche <Ja>.
Als Prüfergebnis gibt es drei Möglichkeiten:
- Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.
- Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, es bestehen jedoch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung.
- Die X-Rechnung kann nicht exportiert werden, da sie Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standars einer X-Rechnung enthält.
…weder Fehler noch Warnungen…
Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält. - stellt den Idealfall dar. Der Auftrag kann abgeschlossen und gedruckt oder per E-Mail versendet und die X-Rechnung exportiert werden.
…es bestehen jedoch Warnungen…
Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, es bestehen jedoch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung. - bedeutet, dass die X-Rechnung zwar exportiert werden kann, aber eben nicht zu 100% den Geschäftsregeln in Bezug auf die Standards entspricht. Hierfür gibt es eine Vielzahl an Gründen, die für eine derartige Meldung verantwortlich sein können.
Um den genauen Grund für die Warnung zu erfahren, erweitern Sie den Hinweis über Details einblenden.
Die Details werden eingeblendet und zeigen die entsprechende/n Warnung/en an.
In diesem Fall wurde einer Auftragsposition kein Verkaufspreis hinterlegt. Die entsprechende Positionsnummer, hier die Nummer 50, ist ebenfalls in der Meldung aufgeführt. Nach dem Öffnen der Auftragspositionsmaske [[M11110] Auftragspositionen] wird dies ersichtlich.
Es obliegt Ihnen, die der Warnung zu Grunde liegende Abweichung zu korrigieren. In diesem Fall könnte das entweder durch den Eintrag eines VK erreicht werden, sofern der Nachlass gewollt war, kann der Eintrag eines VK und eines Rabatt in Höhe von 100% Abhilfe schaffen.
Nachfolgendes Beispiel zeigt die Variante mit VK und Rabatt.
Eine im Anschluss erfolgte Prüfung zeigt: Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.
…Fehler bezüglich der Geschäftsregeln…
Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nicht exportiert werden, da sie Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält. - zeigt den schlechtmöglichsten Hinweis. In diesem Fall kann keine X-Rechnung exportiert werden.
Um den genauen Grund für die Warnung zu erfahren, erweitern Sie auch hier den Hinweis über Details einblenden.
Die Details werden eingeblendet und zeigen den/die entsprechenden Fehler an.
Die Details der Meldung zeigen auf, dass dem Auftrag kein Ansprechpartner (Sachbearbeiter) zugeteilt wurde. Da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt ist dieser zu ergänzen. Kann kein Kundenberater oder Sachbearbeiter ausgewählt werden fehlt die Zuordnung im Personalstamm und ist entsprechend vorzunehmen.
Ansprechpartner können hier sowohl Kundenberater als auch Sachbearbeiter sein. Das nachfolgende Beispiel zeigt als Ansprechpartner den Kundenberater.
Eine im Anschluss erfolgte Prüfung zeigt: Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.
Wichtig!
Sollte ein Auftrag Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthalten, wird der Abschluss verhindert, d. h. Fehler müssen in jedem Fall korrigiert werden.
WERBAS unterbindet dabei bereits den Abschluss des Auftrages mit folgender Meldung:
Auch diese Meldung kann für Details entsprechend erweitert werden und zeigt dann die genauen Gründe für den Fehler an.
Nach Bestätigung der Meldung mit der Schaltfläche <OK> erscheint die Maske [[M11105] Auftrag abschließen] wie folgt:
Die hier gezeigten Kundendaten wurden für eine bessere Darstellung mittels Datengenerator generiert und sind nicht real existierend.
X-Rechnung exportieren
Automatischer Export
Der Export der elektronischen Rechnung erfolgt automatisch bei Druck der Originalrechnung.
Hinweis:
Die nachfolgende Vorgehensweise zeigt wieder diejenige der WERBAS Standard Lizenz. Abweichende Vorgehensweisen bei einem abweichenden Prozess zur Rechnungserstellung finden Sie unter dem Punkt Besonderheiten am Ende dieser Anleitung - auch zu erreichen über das seitlich dargestellte Inhaltsverzeichnis.
Schließen Sie dafür Ihren Auftrag nach erfolgter Prüfung wie gewohnt ab und wählen Sie anschließend aus folgenden Optionen “→ Fakturieren und Drucken in einem Arbeitsgang”.
Es öffnet sich der Druckdialog. Im Bereich Kategorie ist bereits “Rechnung drucken" vorausgewählt und im Bereich Druckformulare das oberste Druckformular.
Das gezeigte Beispiel geht davon aus, dass das Unternehmen für sich eine Kopie drucken möchte und der Kunde eine X-Rechnung erhält.
Wichtig!
Zusätzlich zur X-Rechnung generiert WERBAS immer eine Rechnung im PDF-Format. Als Rechnungsformular für die PDF-Rechnung dient dabei grundsätzlich das für den Ausdruck verwendete Rechnungsformular.
Wird also die Rechnung mit einem Rechnungsformular gedruckt, in dem ein Briefkopf angelegt oder ein Briefbogen mit Logo hinterlegt wurde, wird auch die PDF-Rechnung mit Briefkopf oder Briefbogen mit Logo erstellt.
Wird die Rechnung hingegen mit einem Rechnungsformular gedruckt, in dem kein Briefkopf angelegt oder ein Briefbogen mit Logo hinterlegt wurde, der Hintergrund also weiß ist, wird auch die PDF-Rechnung ohne Briefkopf oder Briefbogen mit Logo gedruckt, der Hintergrund ist dann also weiß.
Das Standardrechnungsformular ist so eingestellt, dass das Original auf vorgedrucktes Rechnungspapier in Fach 1 und die Kopie auf weißes Papier in Fach 2 gedruckt wird.
Da der Kunde keine Papierrechnung mehr erhält, benötigt das Unternehmen nur noch einen Ausdruck. Somit wird das eigentliche Original der Rechnungsausdruck für das Unternehmen. Daher erfolgt der Ausdruck des Originals nunmehr auf weißes Papier in Fach 2, die Kopie wird auf 0 gestellt (alternativ dazu kann die Kopie auch auf 1 belassen werden und stattdessen auf Nachfrage ob die Kopie gedruckt werden soll, mit <Nein> beantwortet werden). Den Ausdruck nun mit <Drucken> starten.
Nach dem erfolgten Ausdruck erscheint die Meldung, dass die Rechnung erfolgreich exportiert wurde.
Über Details einblenden können Sie sich anzeigen lassen, wohin die Rechnung und das dazugehörige PDF exportiert wurden. Der Pfad für den Export der Dateien wurde in Absprache bei der Einrichtung der Schnittstelle X-Rechnungen durch den Service Techniker der WERBAS KSR GmbH eingetragen.
Merken oder notieren Sie sich den Speicherpfad, sofern Sie, wie im nächsten Kapitel X-Rechnung/PDF-Rechnung ansehen beschrieben, die X-Rechnung und/oder die PDF-Rechnung ansehen möchten.
Zum Abschluss des Vorgangs bestätigen Sie die Meldung mit <OK>, schließen Sie danach den Druckdialog, die Auftragspositionsmaske und die Auftragsmaske. Damit ist der Vorgang dann abgeschlossen.
Hinweis
Sofern Sie über das WERBAS Archiv verfügen, wird die elektronische Rechnung automatisch beim Export in das Archiv gespeichert.
Manueller Export
Darüber hinaus gibt Ihnen WERBAS die Möglichkeit die elektronische Rechnung im Nachgang, also nach Erstellung der Originalrechnung, jederzeit erneut zu exportieren.
Dies kann entweder direkt nach dem Druck der Originalrechnung geschehen oder Sie Öffnen dafür einen bereits abgeschlossenen Auftrag erneut. Sie finden die Möglichkeit in der Auftragsmaske [[M11104] Auftrag].
Über die Schaltfläche <Rechnung XML/PDF-Export> können Sie den Export der elektronischen Rechnung jederzeit erneut vornehmen.
Die hier gezeigten Kundendaten wurden für eine bessere Darstellung mittels Datengenerator generiert und sind nicht real existierend.
Hinweis
Sofern Sie über das WERBAS Archiv verfügen, wird die elektronische Rechnung automatisch beim wiederholten Export erneut in das Archiv gespeichert. Ggf. muss hier eine manuelle Korrektur des Archivs vorgenommen werden.
X-Rechnung/PDF-Rechnung ansehen
Um im Nachgang die X-Rechnung und die PDF-Rechnung anzusehen, können diese in dem Ordner gefunden werden, der in den Exportdetails angegeben war. Öffnen Sie dazu den Windows Explorer und öffnen Sie den unter Details angezeigten Pfad.
Die Standardeinstellungen beinhalten die Anlage eines Ordners für jeden Kunden in Form von Kundennummer und Kundenname. Beim Export prüft WERBAS, ob es in dem vor eingestellten Pfad bereits einen entsprechenden Ordner gibt. Ist bereits ein entsprechender Ordner vorhanden, verwendet WERBAS diesen. Ist noch kein entsprechender Ordner vorhanden, legt WERBAS diesen neu an.
Nachdem Sie den Ordner geöffnet haben, werden die zu dem Kunden verfügbaren elektronischen Rechnungen (sofern im Windows Explorer die Anzeige der Dateinamenerweiterung eingeschaltet ist erkennbar an der Endung .xml) samt dazugehöriger PDF-Datei angezeigt.
Sofern den Dateiformaten in Windows entsprechende Standardprogramme zugeordnet wurden können Sie die Dateien mit einem Doppelklick auf die jeweilige Datei öffnen.
PDF zur X-Rechnung
Die hier gezeigten Kundendaten wurden für eine bessere Darstellung mittels Datengenerator generiert und sind nicht real existierend.
XML-Datei zur X-Rechnung:
Die hier gezeigten Kundendaten wurden für eine bessere Darstellung mittels Datengenerator generiert und sind nicht real existierend.
Versand der Rechnung
Der Versand der X-Rechnung erfolgt derzeit noch manuell, d. h. Sie erstellen in Ihrem Mailprogramm eine neue E-Mail an Ihren Geschäftskunden und fügen dort die die XML-Datei ein. Sofern Sie Ihrem Kunden die Rechnung auch im PDF-Format zur Verfügung stellen möchten, fügen Sie auch die PDF-Datei an die E-Mail an. Versenden Sie danach die E-Mail an Ihren Kunden.
Besonderheiten
Da es WERBAS in den unterschiedlichsten Konfigurationen und Konstellationen gibt, treten je nach Grundlizenz, lizenzierten Schnittstellen und Modulen, sowie verschiedenster Installationsszenarien immer Besonderheiten auf. Nachfolgend versuchen wir, auf diese bestmöglich und so umfassend wie nötig einzugehen. Dennoch kann es sein, dass wir hier nicht jedes Szenario darstellen. Sollte Ihnen an dieser Stelle eine bei Ihnen auftretende Beschreibung der Vorgänge fehlen, bitten wir Sie uns dies zu melden.
Tipp
Besonderheiten gibt es auch in Bezug auf ältere Versionen. Da wir hier nicht auf die Besonderheiten aller zurückliegender WERBAS Versionen eingehen können, empfehlen wir Ihnen Ihr WERBAS auf den aktuellen Stand zu bringen.
Lesen Sie dazu auch: WERBAS KSR NET - WERBAS - Welche Version ist aktuell?
X-Rechnung - papierloses Arbeiten mit Archiv
Damit WERBAS eine elektronische Rechnung exportieren kann muss eine entsprechende Druckrückmeldung an WERBAS erfolgen. Ab der Version 9.3.1 bietet Ihnen WERBAS die Möglichkeit für papierloses Arbeiten. Voraussetzung hierfür ist die Lizenzierung des Moduls “Archiv - Dokumentenarchivierung”.
Um Ihren Rechnungsdruck entsprechend anzupassen, öffnen Sie über das Menü Firma das Untermenü Druckformulare und dort über den Menüpunkt Druckformulare zu Belegarten die Maske [[M21001] Druckformulare zu Belegarten. Navigieren Sie in der Tabelle zur Belegart: Rechnung und öffnen Sie über das kleine Plus diese Belegartgruppe. Wählen sie dann das gewünschte Rechnungsformular aus.
Über die Schaltfläche <Eigenschaften> öffnen Sie die Maske [M21002] Druckformular Eigenschaften, um die Einstellungen für das Druckformular vornehmen zu können.
In der rechten unteren Fensterhälfte können Sie nun, sofern noch nicht erfolgt, die Funktion “Formular an Archiv übergeben” aktivieren, setzen Sie dafür den entsprechenden Haken. Daraufhin wird die Funktion “Archivierung ohne Druck für Fibu-Export” aktiv, setzen Sie auch hier den Haken. Speichern Sie im Anschluss die vorgenommenen Änderungen.
Zukünftig wird für das gewählte Rechnungsformular kein Ausdruck mehr erstellt, das Formular wird nur noch in das Archiv gespeichert und die Daten an den Fibu-Export übergeben.
X-Rechnung - papierloses Arbeiten mit Archiv
Auch ohne Archiv kann papierlos gearbeitet werden. Voraussetzung hierfür ist ein sog. “Nulldrucker”. Lassen Sie sich diesen von Ihrem IT-Betreuer, vorzugsweise als freigegebenen Drucker auf dem Server, installieren.
Nachdem Sie WERBAS neu gestartet haben sollte Ihnen der “Nulldrucker” dann in WERBAS zur Verfügung stehen.
Wählen Sie dann beim Ausdruck der X-Rechnung den Nulldrucker aus und stellen Sie die Anzahl der Kopien auf Null.
Alternativ dazu können Sie Ihr Rechnungsformular auch kopieren und z. B. als X-Rechnung mit Logo speichern und dort über die Druckformulareigenschaften die Druckeinstellungen wie folgt vornehmen und speichern:
X-Rechnung - an Behörden mit Anhang
Rechnungen an Behörden müssen seit 2020 über die Zentrale Rechnungs Eingangsstelle, kurz ZRE des Bundes eingereicht werden. Dort können Sie die von WERBAS erstellte *.xml-Datei hochladen. Hierbei gibt es allerdings eine Besonderheit.
Einige Behörden fordern zu der Rechnung zusätzliche Informationen wie z. B. Prüfberichte zur HU, Check- und/oder Wartungslisten, usw. an. Im ZRE gibt es jedoch Stand 11/2024 keine Möglichkeit, zusätzlich zur elektronischen Rechnung noch Dateien hochzuladen. Daher ist es erforderlich, diese Dateien in die elektronische Rechnung einzubetten.
Dies erfordert das WERBAS Modul “Archiv - Dokumentenarchivierung”, denn über das WERBAS Archiv können in einem nachträglichen Export noch Dokumente in die eigentliche elektronische Rechnung eingebettet werden. Fügen Sie die erforderlichen Dokumente in das Archiv zum Auftrag ein und starten Sie dann den manuellen Export (vgl. gleichnamiges Kapitel).
Nachdem Sie den manuellen Export gestartet haben, öffnet sich die Maske [M20026] XRechnung … im Format … exportieren? (die ersten … stehen dabei für die Rechnungsnummer und die zweiten … für das im Kundenstamm hinterlegte Format).
Wählen Sie das Dokument, oder die Dokumente, die Sie in die elektronische Rechnung einbetten möchten,.nIben gezeigtem Bild ist es der Prüfbericht. Bestätigen Sie danach mit der Schaltfläche <Ja> d,as ssie die vorhandene Dateien überschreiben möchten. WERBAS meldet anschließend den erfolgreichen Export.
Während der erneute Export auf das erstellte PDF keine Auswirkung hat, erfolgt hingegen in der *.xml-Datei eine entsprechende Änderung, das gewählte Dokument bzw. die gewählten Dokumente werden mittels Code in die elektronische Rechnung eingebettet.
Wird die elektronische Rechnung nun in das ZRE hochgeladen, werden die eingebetteten Daten ebenfalls übermittelt und damit die ggf. zusätzlich gewünschten Unterlagen.
Da dies nun die aktuell gültige elektronische Rechnung ist, sollte die zuvor automatisch erstellte elektronische Rechnung manuell aus dem Archiv gelöscht werden.
X-Rechnung PDF mit Logo
Wie im Kapitel X-Rechnung exportieren / automatischer Export bereits beschrieben exportiert WERBAS die elektronische Rechnung im PDF-Format mit dem Rechnungsvordruck, der für den Rechnungsdruck gewählt wurde. Wünschen Sie dabei ein PDF mit Ihrem Briefkopf, muss hierfür ein gesondertes Rechnungsformular für die X-Rechnung angelegt werden.
Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen Ihr Briefpapier im PDF-Format vorliegt, max. Größe 500 KB. Dieses stellt Ihnen in der Regel Ihr Dienstleister, der für Sie Ihre Geschäftsunterlagen druckt, zur Verfügung. Bitte sehen Sie von eingescannten Dokumenten ab, da sich dies meist auf die Qualität der PDF-Rechnung negativ auswirkt.
Für die Einrichtung ist Ihnen unsere Formularabteilung gerne behilflich. Dieser Service ist, je nach Aufwand, u. U. kostenpflichtig.