Datenfreigaben in der NXT Unternehmensverwaltung
Mit Datenfreigaben legen Sie fest, welche Datenbereiche zwischen den Standorten Ihres Unternehmens gemeinsam genutzt werden. So können beispielsweise Kunden-, Fahrzeug- oder Vorgangsdaten standortübergreifend eingesehen und bearbeitet werden, ohne dass Daten mehrfach gepflegt werden müssen.
Eingerichtete Datenfreigaben können nicht rückgängig gemacht werden
Wir empfehlen Ihnen, sich bei der Einrichtung von Datenfreigaben mit unserem Support abzustimmen und das genaue Ziel und ihre Anforderungen an die Freigabe zu klären.
Die nachträgliche Anpassung von Datenfreigaben kann in einzelnen betroffenen Standorten zu Duplikaten führen. Falls Sie sich unsicher sind, passen Sie die Datenfreigabe nur nach Absprache mit unserem Support an.
Voraussetzungen
- Für die Verwaltung von Datenfreigaben benötigt Ihr Benutzer eine berechtigte Rolle auf Unternehmensebene. Mehr zu den verfügbaren Rollen und deren Berechtigungen: Rollen und ihre Berechtigungen im Unternehmen
- Stellen Sie sicher, dass sie zum Zeitpunkt der Einrichtung einer Datenfreigabe bereits alle Standorte des Unternehmens angelegt haben.
Verfügbare Datenbereiche
Folgende Datenbereiche können für eine Datenfreigabe ausgewählt werden:
- Kunden und Beteiligte (Schadenvermittler und Versicherer)
- Fahrzeuge
- Vorgänge (Angebote, Aufträge, Rechnungen)
- Kataloge (Artikel, Arbeitsgänge, Texte)
- Termine (im Kalender)
- Vorlagen für Angebote/Aufträge
Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Datenbereichen
Hinweis: Wenn Sie Vorgänge freigeben, werden Kunden, Fahrzeuge und Kataloge automatisch ebenfalls freigegeben, da diese als Referenzen in Vorgängen benötigt werden. Diese Datenbereiche können dann nicht separat abgewählt werden.
Neue Datenfreigabe einrichten
Öffnen Sie in der NXT Unternehmensverwaltung den Bereich Einstellungen → Datenfreigaben und klicken Sie auf „Neue Datenfreigabe erstellen".
Die Einrichtung erfolgt in einem drei-schrittigen Dialog:
Schritt 1 – Datenbereiche auswählen
- Wählen Sie aus, welche Datenbereiche zwischen den Standorten geteilt werden sollen.
Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Datenbereichen
Hinweis: Wenn Sie Vorgänge freigeben, werden Kunden, Fahrzeuge und Kataloge automatisch ebenfalls freigegeben, da diese als Referenzen in Vorgängen benötigt werden. Diese Datenbereiche können dann nicht separat abgewählt werden.
Schritt 2 – Standorte auswählen
- Wählen Sie die Standorte ihres Unternehmens aus, die an der Datenfreigabe teilnehmen sollen.
Standorte, die für mindestens einen der gewählten Datenbereiche bereits in einer anderen Datenfreigabe sind, können nicht erneut ausgewählt werden.
Schritt 3 – Zusammenfassung & Bestätigung
- Prüfen Sie die gewählten Datenbereiche und teilnehmenden Standorte.
- Nach der Bestätigung wird die Datenfreigabe aktiv gesetzt.
Bis zu 15 Minuten Wartezeit einrechnen
Wichtig: Nach der Einrichtung einer neuen Datenfreigabe kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis die Daten in den einzelnen Standorten in NXT Core und anderen Apps angezeigt werden.
Bestehende Datenfreigabe erweitern
Sie können eine bestehende Datenfreigabe nachträglich um weitere Datenbereiche oder Standorte ergänzen. Die Erweiterung ist rein additiv – bereits freigegebene Datenbereiche und Standorte können im Nachhinein nicht wieder entfernt werden.
- Öffnen Sie Einstellungen >> Datenfreigaben und wählen Sie die gewünschte Datenfreigabe aus.
- Wählen Sie im Dialog zusätzliche Datenbereiche oder Standorte aus.
- Bestätigen Sie die Erweiterung in der Zusammenfassung.
Hinweis: Wenn Standorte nachträglich hinzugefügt werden und an beiden Standorten bereits Datensätze mit identischen eindeutigen Merkmalen existieren (z. B. gleiche Fahrzeug-Identifizierungsnummer, gleiche Artikelnummer), kann es zu Konflikten oder Duplikaten kommen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Aktuelle Einschränkungen.
Aktuelle Einschränkungen
| Einschränkung | Details |
|---|---|
| Konflikte bei nachträglicher Erweiterung |
Wenn nachträglich Standorte zu einer Datenfreigabe hinzugefügt werden und an beiden Standorten Datensätze mit identischen eindeutigen Merkmalen bestehen, entstehen Duplikate. Betroffen sind:
Ein automatischer Zusammenführungs-Assistent ist derzeit noch nicht verfügbar. |
| Keine Reduzierung bestehender Freigaben | Einmal freigegebene Datenbereiche oder teilnehmende Standorte können innerhalb einer bestehenden Datenfreigabe nicht nachträglich entfernt werden. Dazu muss die gesamte Datenfreigabe aufgelöst werden. |
| Daten duplizieren bei Auflösung nicht verfügbar | Die Option, bei der Auflösung einer Datenfreigabe die geteilten Daten in alle Standorte zu kopieren, ist aktuell nicht aktiv schaltbar und steht noch nicht zur Verfügung. |
| Ein Standort je Datenbereich pro Freigabe | Ein Standort kann für einen bestimmten Datenbereich nur in einer einzigen Datenfreigabe Mitglied sein. Eine parallele Mitgliedschaft in mehreren Freigaben für denselben Datenbereich ist nicht möglich. |