Einen Kunden löschen
Wann sollte ich einen Kunden löschen? Wann lieber nicht?
Es gibt verschiedene Gründe, einen Kunden zu löschen:
- Übersichtlichkeit: Haben Sie einen Kunden vor vielen Jahren angelegt, und der letzte Auftrag liegt schon einige Jahre zurück, sodass Sie davon ausgehen können, dass der Kunde nicht mehr bei Ihnen vorbeikommt, kann es Sinn ergeben, ihn zu löschen, um mehr Übersicht zu haben. Hier besteht je nach Dauer seit dem letzten Auftrag auch ein "Recht auf Vergessen" Ihres Kunden (siehe nächster Punkt)
- Recht auf Löschung (DSGVO Art. 17): Ein anderer wichtiger Grund ist eine Anfrage auf Löschung durch Ihren Kunden auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung. Sie sind dann verpflichtet, alle personenbezogenen Daten dieses Kunden dauerhaft und unwiederbringlich zu löschen (Ausnahmen gibt es hier für rechtliche Aufbewahrungspflichten).
- Versehentlich angelegt: Sie haben den Kunden aus Versehen angelegt, obwohl der Kunde bereits in NXT Core angelegt war? Dann können Sie den versehentlich angelegten Kunden löschen. Beachten Sie dabei aber, ob für diesen Kunden bereits Angebote oder Aufträge erstellt wurden.
In folgenden Fällen bietet Ihnen NXT Core bessere Alternativen:
- Wenn der Kunde eine Namensänderung (z.B. durch Adoption oder durch Heirat) erfährt, sollten Sie ihn nicht löschen, sondern besser bearbeiten.
Wenn Sie einen Kunden aus NXT Core löschen möchten, können Sie folgendermaßen vorgehen: Suchen Sie den betreffenden Kunden in der Kundenübersicht und wählen Sie ihn aus.
In den Kundendetails können Sie nun auf den Button Löschen klicken, um den Löschvorgang zu starten.
Aufbewahrungspflichtige Daten sind nicht betroffen
Kundendaten, die zu bereits abgeschlossenen Angeboten (Status Fertiggestellt, Angenommen oder Abgelehnt) oder fakturierten Aufträgen sowie zu Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen erfasst wurden, sind von der Löschung eines Kunden nicht betroffen, da für diese Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Diese Daten sind über das jeweilige Dokument weiterhin zugänglich.
Schritt 1 - Übersicht
Danach öffnet sich ein schrittbasierter Dialog, der Sie durch das Löschen des Kunden leitet und darlegt, mit welchen offenen Angeboten, offenen Aufträgen, Fahrzeugen und Terminen der Kunde aktuell noch verbunden ist, damit Sie nicht versehentlich jemanden löschen, der nicht gelöscht werden sollte.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 2 - Offene Angebote
In diesem Schritt werden alle offenen Angebote, in denen der Kunde als Adressat aufgeführt ist, angezeigt. Sollten Sie den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Angeboten der Kunde entfernt, die Angebote selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Was sind "offene Angebote"?
Alle Angebote, die bearbeitet werden können, gelten als offen. Das gilt aktuell nur für Angebote im Status Entwurf. Mehr Infos zum Angebotsstatus finden Sie unter Status eines Angebots.
Um die gelisteten Angebote zu prüfen, können Sie die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in NXT Core einfügen.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 3 - Offene Aufträge
In diesem Schritt werden alle offenen Aufträge, in denen der Kunde als Adressat aufgeführt ist, angezeigt. Sollten Sie den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Aufträgen der Kunde entfernt, die Aufträge selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Was sind "offene Aufträge"?
Alle Aufträge, die bearbeitet werden können, gelten als offen. Das gilt aktuell für Aufträge in den Status In Erfassung, In Arbeit und Abgeschlossen. Mehr Infos zum Auftragsstatus finden Sie unter Status eines Auftrags.
Um die gelisteten Aufträge zu prüfen, können Sie die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in NXT Core einfügen.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 4 - Fahrzeuge des Kunden
In diesem Schritt werden alle Fahrzeuge angezeigt, die dem Kunden zugeordnet sind. Sollten Sie den Kunden tatsächlich löschen, wird die Zuordnung der Fahrzeuge zum Kunden entfernt, die Fahrzeuge selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Wie ordne ich ein Fahrzeug einem Kunden zu?
Das erfahren Sie hier: Wie ordne ich ein Fahrzeug einem Kunden zu?
Um die gelisteten Fahrzeuge zu prüfen, können Sie die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in NXT Core einfügen.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 5 - Termine des Kunden
In diesem Schritt werden alle Termine angezeigt, mit denen der Kunde verknüpft ist. Sollten Sie den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Terminen der Kunde entfernt, die Termine selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Um die gelisteten Termine zu prüfen, können Sie die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in NXT Core einfügen.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 6 - Zusammenfassung
In der Zusammenfassung wird nochmal ein Überblick gegeben, was mit den einzelnen Angeboten, Aufträgen, Fahrzeugen und Terminen des Kunden passiert.
Gelöschte Kunden können nicht mehr wiederhergestellt werden!
Ein gelöschter Kunde kann auch von unserem Support nicht wiederhergestellt werden. Beachten Sie außerdem, dass die Kundennummer des gelöschten Kunden nicht neu vergeben wird.
Klicken Sie hier auf "Kunde endgültig löschen", um den Kunden dauerhaft und unwiederbringlich zu löschen.